Temps tampon entre rendez-vous — respirez entre deux clients
Un temps de préparation avant et de remise en état après, réservé automatiquement et invisible pour le client.
Le problème
Sur le papier, une séance d'une heure occupe une heure. En réalité elle occupe une heure et quart : le client qui s'installe, les quelques minutes de fin, vos notes à écrire, la salle à remettre en état. Un agenda qui enchaîne les heures pleines vous met systématiquement en retard.
Le retard s'accumule dans un seul sens. Cinq minutes de dépassement au premier rendez-vous deviennent vingt minutes à midi et quarante à la fin de la journée. Le dernier client attend, et c'est lui qui garde le souvenir de l'attente.
Beaucoup de professionnels compensent en bloquant des faux rendez-vous dans leur agenda. Ça marche, mais il faut y penser à chaque fois, et un créneau bloqué à la main n'est jamais rendu automatiquement si le rendez-vous d'à côté est annulé.
Comment ça marche dans Kagenda
Le tampon se règle par prestation, en deux valeurs indépendantes : ce qu'il faut avant, ce qu'il faut après.
- Vous déclarez le temps nécessairePar exemple dix minutes avant pour préparer, quinze après pour ranger et prendre vos notes. Une prestation qui n'en a pas besoin reste à zéro.
- Le tampon devient non réservableLe moteur de disponibilité retire ces minutes des créneaux proposés. Un rendez-vous de 10 h à 11 h avec quinze minutes après rend le créneau de 11 h indisponible, sans que le client sache pourquoi.
- Le client ne voit que sa séanceSa confirmation indique 10 h – 11 h. Le tampon est votre organisation interne, il n'apparaît ni dans l'e-mail, ni sur la page de réservation.
Pour qui c’est utile
Fonctionnalités liées
- Moteur de disponibilitéLe calcul qui croise horaires, pauses, congés, jours fériés et rendez-vous existants pour ne proposer que ce qui est vraiment libre.
- Pas de créneaux configurableDe 5 à 120 minutes : vous décidez de la maille sur laquelle vos rendez-vous se posent.
- Prestation exclusiveCertaines prestations mobilisent tout : elles bloquent l'intégralité du créneau, pas seulement une place.
- Délai minimum avant réservationFerme automatiquement les créneaux trop proches, pour garder le temps de vous organiser.
Questions fréquentes
Le client paie-t-il le temps tampon ?
Non. Le prix et la durée annoncés sont ceux de la prestation. Le tampon n'apparaît nulle part côté client : il ne fait que retirer des créneaux de la grille.
Le tampon est-il le même pour toutes les prestations ?
Non, il se règle prestation par prestation. Un premier rendez-vous long peut demander plus de préparation qu'une séance de suivi.
Que se passe-t-il si le rendez-vous est annulé ?
Le créneau et son tampon sont libérés ensemble. C'est la différence avec un faux rendez-vous posé à la main, qui resterait dans l'agenda.
Deux rendez-vous consécutifs cumulent-ils les tampons ?
Le temps après le premier et le temps avant le second s'additionnent, puisque les deux besoins sont réels. Si c'est trop, réduisez l'une des deux valeurs.