Rappel de rendez-vous automatique — moins d'oublis, sans un coup de fil
Un e-mail envoyé avant chaque rendez-vous : X heures avant, ou la veille à heure fixe.
Le problème
La plupart des rendez-vous manqués ne sont pas des désistements : ce sont des oublis. Quelqu'un réserve trois semaines à l'avance, note vaguement la date, et le jour venu la journée part ailleurs. Il n'a pas décidé de ne pas venir — il n'y a simplement plus pensé.
C'est précisément le type d'absence qu'un rappel corrige. Un message qui arrive au bon moment ne convainc personne de venir : il remet le rendez-vous dans la journée de quelqu'un qui avait l'intention d'y être. Et pour ceux qui ne peuvent plus, il déclenche l'annulation assez tôt pour que le créneau reparte.
Le faire à la main est possible pour cinq rendez-vous par semaine, intenable pour trente. Le rappel a d'autant plus de valeur qu'il ne demande rien : une fois réglé, il part pour chaque rendez-vous, y compris ceux que vous avez saisis vous-même au téléphone.
Comment ça marche dans Kagenda
Le rappel se règle une fois pour l'établissement, avec deux façons de choisir le moment d'envoi.
- Vous choisissez le modeSoit un délai avant le rendez-vous — vingt-quatre heures, quarante-huit — soit la veille à heure fixe, par exemple tous les jours à 18 h pour les rendez-vous du lendemain.
- Kagenda repère les rendez-vous concernésUne tâche de fond passe régulièrement et met en file les rappels arrivés à échéance, pour les réservations en ligne comme pour celles que vous avez saisies.
- Le message part à vos motsSujet et corps sont réécrivables, avec des variables remplacées à l'envoi : nom du client, date, heure, prestation.
- Le client peut annuler depuis làLe rappel porte le même lien d'annulation que la confirmation. Un client qui ne peut plus venir libère le créneau au lieu de disparaître.
Pour qui c’est utile
Fonctionnalités liées
- E-mail de confirmationUn e-mail immédiat après la réservation, à vos couleurs et à votre nom, avec le lien d'annulation.
- Modèles d'e-mails personnalisablesSujet et corps réécrits par vous, avec des variables remplacées à l'envoi.
- Annulation en ligne par le clientUn lien sécurisé dans l'e-mail, un délai limite que vous fixez, et un barème de remboursement selon le préavis.
- E-mails d'annulation et de modificationDes e-mails distincts pour l'annulation et pour le déplacement, plutôt qu'une confirmation réutilisée.
Questions fréquentes
Le rappel est-il envoyé par SMS ?
Non. Les rappels partent par e-mail. Le SMS est prévu dans la structure du produit mais n'est pas branché : aucun message texte n'est envoyé aujourd'hui.
Quel délai de rappel choisir ?
Vingt-quatre heures est le réglage le plus courant : assez tôt pour que le client puisse s'organiser ou libérer le créneau, assez proche pour qu'il ne l'oublie pas à nouveau. Pour des rendez-vous demandant une préparation, quarante-huit heures laissent plus de marge.
Les rendez-vous saisis à la main reçoivent-ils un rappel ?
Oui, dès lors que l'adresse e-mail du client figure sur la réservation. Le rappel ne distingue pas l'origine du rendez-vous.
Puis-je désactiver le rappel pour certaines prestations ?
Le mode de rappel se règle au niveau de l'établissement. En revanche, une prestation peut avoir son propre modèle d'e-mail, ce qui permet d'adapter complètement le message sans le supprimer.