Automatische Terminerinnerung — weniger Vergessene, ohne einen Anruf
Eine E-Mail vor jedem Termin: X Stunden vorher oder am Vortag zu einer festen Uhrzeit.
Das Problem
Die meisten verpassten Termine sind keine Absagen, sondern Versäumnisse. Jemand bucht drei Wochen im Voraus, merkt sich das Datum ungefähr, und am Tag selbst geht der Tag in eine andere Richtung. Diese Person hat nicht entschieden, nicht zu kommen — sie hat schlicht nicht mehr daran gedacht.
Genau diese Art von Ausfall behebt eine Erinnerung. Eine Nachricht zur richtigen Zeit überzeugt niemanden zu kommen: sie setzt den Termin wieder in den Tag von jemandem, der ohnehin vorhatte, da zu sein. Und wer nicht mehr kann, sagt früh genug ab, dass das Zeitfenster wieder frei wird.
Von Hand ist das bei fünf Terminen pro Woche machbar, bei dreißig nicht mehr. Der Wert der Erinnerung liegt gerade darin, dass sie nichts verlangt: einmal eingestellt, geht sie zu jedem Termin hinaus, auch zu denen, die Sie selbst am Telefon eingetragen haben.
So funktioniert es in Kagenda
Die Erinnerung wird einmal für den Betrieb eingestellt, mit zwei Möglichkeiten, den Versandzeitpunkt zu wählen.
- Sie wählen den ModusEntweder eine Vorlaufzeit vor dem Termin — vierundzwanzig Stunden, achtundvierzig — oder am Vortag zu fester Uhrzeit, etwa täglich um 18 Uhr für die Termine des nächsten Tages.
- Kagenda findet die betroffenen TermineEin Hintergrundprozess läuft regelmäßig und stellt die fälligen Erinnerungen in die Warteschlange — für Online-Buchungen ebenso wie für die von Ihnen eingetragenen.
- Die Nachricht geht in Ihren Worten hinausBetreff und Text sind frei überschreibbar, mit Platzhaltern, die beim Versand ersetzt werden: Name des Kunden, Datum, Uhrzeit, Leistung.
- Der Kunde kann von dort aus absagenDie Erinnerung trägt denselben Absagelink wie die Bestätigung. Wer nicht mehr kommen kann, gibt das Zeitfenster frei, statt zu verschwinden.
Für wen es nützlich ist
Häufige Fragen
Wird die Erinnerung per SMS verschickt?
Nein. Erinnerungen gehen per E-Mail hinaus. SMS ist in der Struktur des Produkts vorgesehen, aber nicht angeschlossen: heute wird keine einzige Textnachricht verschickt.
Welche Vorlaufzeit sollte man wählen?
Vierundzwanzig Stunden ist die verbreitetste Einstellung: früh genug, damit der Kunde sich umstellen oder das Zeitfenster freigeben kann, nah genug, dass er es nicht erneut vergisst. Bei Terminen, die Vorbereitung verlangen, lassen achtundvierzig Stunden mehr Spielraum.
Bekommen von Hand eingetragene Termine eine Erinnerung?
Ja, sobald die E-Mail-Adresse des Kunden an der Buchung hängt. Die Erinnerung unterscheidet nicht, woher der Termin stammt.
Kann ich die Erinnerung für bestimmte Leistungen abschalten?
Der Erinnerungsmodus wird auf Betriebsebene eingestellt. Eine Leistung kann dafür eine eigene E-Mail-Vorlage haben, womit sich die Nachricht vollständig anpassen lässt, ohne sie zu streichen.