Automatische afspraakherinnering — minder vergeten afspraken, zonder te bellen
Een e-mail vóór elke afspraak: X uur van tevoren, of de dag ervoor op een vast tijdstip.
Het probleem
De meeste gemiste afspraken zijn geen afzeggingen: het zijn vergissingen. Iemand boekt drie weken vooruit, noteert de datum vaag, en op de dag zelf gaat de dag een andere kant op. Diegene heeft niet besloten niet te komen — er is alleen niet meer aan gedacht.
Precies dat soort uitval herstelt een herinnering. Een bericht dat op het juiste moment aankomt overtuigt niemand om te komen: het zet de afspraak terug in de dag van iemand die er sowieso wilde zijn. En wie niet meer kan, zegt vroeg genoeg af om het tijdslot weer vrij te geven.
Met de hand kan dat bij vijf afspraken per week, bij dertig niet meer. De herinnering is juist zoveel waard omdat ze niets van u vraagt: eenmaal ingesteld gaat ze uit bij elke afspraak, ook bij de afspraken die u zelf telefonisch hebt ingevoerd.
Zo werkt het in Kagenda
De herinnering wordt eenmalig voor het bedrijf ingesteld, met twee manieren om het verzendmoment te kiezen.
- U kiest de modusOfwel een termijn vóór de afspraak — vierentwintig uur, achtenveertig — ofwel de dag ervoor op een vast tijdstip, bijvoorbeeld elke dag om 18 uur voor de afspraken van de volgende dag.
- Kagenda zoekt de betrokken afspraken opEen achtergrondtaak loopt regelmatig langs en zet de vervallen herinneringen in de wachtrij, zowel voor online boekingen als voor de afspraken die u zelf hebt ingevoerd.
- Het bericht gaat uit in uw woordenOnderwerp en tekst zijn te herschrijven, met plaatshouders die bij verzending worden vervangen: naam van de klant, datum, tijd, dienst.
- De klant kan van daaruit annulerenDe herinnering draagt dezelfde annuleerlink als de bevestiging. Wie niet meer kan komen, geeft het tijdslot vrij in plaats van te verdwijnen.
Voor wie het nuttig is
Veelgestelde vragen
Wordt de herinnering per sms verstuurd?
Nee. Herinneringen gaan per e-mail uit. Sms is in de opbouw van het product voorzien maar niet aangesloten: er wordt vandaag geen enkel tekstbericht verstuurd.
Welke termijn kunt u het beste kiezen?
Vierentwintig uur is de gebruikelijkste instelling: vroeg genoeg om de klant te laten schuiven of het tijdslot vrij te geven, dichtbij genoeg om het niet opnieuw te vergeten. Voor afspraken die voorbereiding vragen geeft achtenveertig uur meer ruimte.
Krijgen handmatig ingevoerde afspraken een herinnering?
Ja, zodra het e-mailadres van de klant bij de boeking staat. De herinnering maakt geen onderscheid naar de herkomst van de afspraak.
Kan ik de herinnering voor bepaalde diensten uitzetten?
De herinneringsmodus staat op bedrijfsniveau. Een dienst kan wel een eigen e-mailsjabloon hebben, waarmee u het bericht volledig kunt aanpassen zonder het te schrappen.