Online annulering door de klant — een vrijgegeven tijdslot is meer waard dan een lege stoel
Een beveiligde link in de e-mail, een uiterste termijn die u bepaalt, en een terugbetalingsstaffel naargelang de termijn.
Het probleem
Een klant die niet meer kan komen heeft twee mogelijkheden: het u laten weten, of niet komen opdagen. Alles wat de eerste lastig maakt duwt naar de tweede. Moet hij tijdens uw openingsuren bellen — dat wil zeggen tijdens zijn eigen werktijd — dan kiezen velen ervoor niets te doen.
De niet-gemelde afwezigheid is het slechtste van twee werelden. U verliest het tijdslot en u verliest het laat, zonder de kans het aan iemand anders aan te bieden. Een annulering die achtenveertig uur van tevoren binnenkomt is daarentegen een tijdslot dat u kunt terugwinnen.
Annuleren makkelijk maken lijkt tegenintuïtief. Toch is het precies wat afwezigheden in opnieuw aangeboden tijdsloten verandert.
Zonder Kagenda
Om te laten weten, zou men moeten bellen tijdens uw openingsuren — dus tijdens hun eigen werkuren. Velen doen niets.
Met Kagenda
Een link in de bevestigingsmail, zonder account of wachtwoord. Het tijdslot komt weer beschikbaar, vaak op tijd voor iemand anders.
Zo werkt het in Kagenda
Elke bevestigingsmail bevat een annuleerlink die alleen bij die boeking hoort. Hij vraagt om account noch wachtwoord.
- De link is ondertekendHij geldt alleen voor deze boeking, en laat niet toe andere in te zien of die van de buren te raden.
- De uiterste termijn wordt gecontroleerdU bepaalt tot hoe lang vóór de afspraak online annuleren mogelijk blijft. Daarna verwijst de link naar u in plaats van te annuleren.
- De staffel wordt toegepastHeeft er een online betaling plaatsgevonden, dan hangt het terugbetaalde percentage af van de termijn, volgens de treden die u hebt vastgelegd.
- Het tijdslot wordt teruggegevenHet gaat meteen terug de boeking in, met de bijbehorende buffertijd. U krijgt aan uw kant de informatie.
Vanuit de bevestigingsmail
- Ondertekende link, eigen aan deze boeking
- Uiterste termijn gecontroleerd
- Terugbetaling volgens de staffel
- Tijdslot teruggegeven aan de boeking
In de praktijk
- 1
Zonder te bellen tijdens uw uren
De klant annuleert via een link, zonder account of wachtwoord — zelfs tijdens zijn eigen werkuren.
Zonder te bellenDirecte link, geen account nodig - 2
Een tijdig ontvangen annulering
Achtenveertig uur van tevoren blijft een tijdslot herwinbaar — dat is het hele nut om het makkelijk te maken.
48u voorafTijdslot herwinbaar - 3
Voorbij de uiterste termijn
De link verwijst naar u in plaats van te annuleren, als de door u vastgelegde termijn niet meer wordt gerespecteerd.
Termijn verstrekenVerwezen naar u
Veelgestelde vragen
Kan ik online annuleren verbieden?
Ja. De toestemming om te annuleren maakt deel uit van uw annuleringsbeleid. U kunt haar uitzetten, of tot een toereikende termijn beperken.
Wordt de klant automatisch terugbetaald?
Annuleert hij zelf en heeft er een online betaling plaatsgevonden, dan wordt de bij de staffel horende terugbetaling in Stripe in gang gezet. De staffel kan onder een bepaalde termijn 0 % voorzien.
Verloopt de annuleerlink?
Hij laat geen annulering meer toe zodra de uiterste termijn is verstreken. De klant wordt dan uitgenodigd rechtstreeks contact met u op te nemen.
Word ik op de hoogte gesteld?
Ja, en het tijdslot gaat hoe dan ook meteen terug naar de beschikbaarheid, zonder te wachten tot u het hebt gelezen.
