Privacybeleid

Kagenda is software voor online afspraken. Er komen twee soorten mensen in voor, en de wet behandelt hen niet hetzelfde — dat is het belangrijkste punt van deze pagina.

De professional die een account aanmaakt is onze klant. Wij bepalen wat er met zijn gegevens gebeurt: wij zijn verwerkingsverantwoordelijke.

Zijn klanten, die een afspraak of een dienst boeken, hebben geen relatie met ons. Hun gegevens horen bij het bestand van de professional, die alleen bepaalt wat ermee gebeurt. Wij hosten ze en verwerken ze volgens zijn instructies: wij zijn verwerker, in de zin van artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Concreet: hebt u via Kagenda geboekt en wilt u dat uw gegevens worden gewist, dan vraagt u dat aan die professional. Wij voeren zijn beslissing uit; wij nemen er geen in zijn plaats.

1. De gegevens van de professional

Wat wij verzamelen

Gegevens	Waarvoor	Grondslag
Voornaam, achternaam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht)	Het account aanmaken en beveiligen	Uitvoering van de overeenkomst
Handelsnaam, adres, telefoon, logo	De boekingspagina samenstellen	Uitvoering van de overeenkomst
Diensten, openingstijden, annuleringsregels	De agenda laten werken	Uitvoering van de overeenkomst
Factuurkenmerken van Stripe	Het abonnement innen	Uitvoering van de overeenkomst
Technische logs (IP-adres, tijdstip)	Beveiliging, incidentanalyse	Gerechtvaardigd belang

Wat wij niet doen

Wij verkopen geen gegevens. Wij delen geen gegevens. Wij maken geen advertentieprofielen en gebruiken geen advertentienetwerk.

2. De gegevens van de klanten van de professional

De professional bepaalt wat hij verzamelt. Standaard legt een afspraak voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer vast, de geboekte dienst, de datum en, als dat speelt, het betaalde bedrag. De professional kan eigen vragen toevoegen.

Gezondheidsgegevens en beroepsgeheim

In sommige beroepen zegt de naam van een dienst alles: een afspraak met het label « traumaverwerking » bij een hypnotherapeut is een gegeven over gezondheid in de zin van artikel 9 van de verordening, ook als niemand een vakje heeft aangevinkt.

Daaruit volgen drie concrete gevolgen.

• Er wordt niets gelezen. Niemand bij Kagenda kijkt in een agenda, behalve op uitdrukkelijk verzoek van de professional in het kader van een supportvraag, en alleen zolang die vraag loopt.
• Er traint niets. Geen enkel afspraakgegeven voedt een model voor machinaal leren, van ons of van een ander.
• De professional blijft verantwoordelijk. Het is aan hem om toestemming van zijn cliënten te verkrijgen, hen te informeren en — als hij een gereglementeerd zorgberoep uitoefent — zijn eigen verplichtingen bij het verwerken van gezondheidsgegevens na te gaan. Kagenda is niet gecertificeerd als hébergeur de données de santé naar Frans recht en beschikt niet over een gelijkwaardige certificering.

Voor Nederland horen daar drie opmerkingen bij. Het beroepsgeheim van zorgverleners vloeit voort uit artikel 88 van de Wet BIG en uit de WGBO, en het staat naast de geheimhoudingsplicht van de verordening: het heeft een eigen tucht- en strafrechtelijke handhaving. De WGBO legt daarnaast een eigen bewaartermijn op voor het medisch dossier, die aanzienlijk langer is dan de termijnen hieronder — een afsprakenagenda is geen medisch dossier, en u dient dat dossier elders bij te houden. En NEN 7510 is de norm voor informatiebeveiliging in de Nederlandse zorg: veel instellingen en verzekeraars vragen erom, en Kagenda is daarop niet gecertificeerd. Oefent u een van deze beroepen uit, ga uw verplichtingen dan na bij uw beroepsorganisatie en schrijf ons op contact@kagenda.com als u een specifieke geheimhoudingsafspraak nodig hebt.

3. Onze verwerkers

Elk van hen ziet alleen wat nodig is, en alleen voor het genoemde doel.

Aanbieder	Wat men ziet	Waarvoor	Waar
Vercel	De opgevraagde pagina’s	De interface en de boekingspagina’s serveren	Verenigde Staten
Railway	Alle applicatiegegevens	De server en de database hosten	Verenigde Staten
Stripe	Naam, e-mailadres, bedragen	Abonnementen van Kagenda innen en betalingen van klanten voor rekening van de professional	Verenigde Staten / Ierland
Resend	Ontvanger en inhoud van de berichten	Bevestigingen en herinneringen versturen	Verenigde Staten
Twilio	Nummer en inhoud van de sms’jes	Sms-herinneringen versturen, als de professional credits heeft gekocht	Verenigde Staten
Google	Titel, datum en duur van gesynchroniseerde afspraken	De agenda van de professional synchroniseren, als hij die heeft gekoppeld	Verenigde Staten
Zoom	Datum en duur van de afspraak	Een videolink aanmaken, als de professional daarvoor kiest	Verenigde Staten

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte berust op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met de eigen verbintenissen van elke aanbieder.

Wat er niet is: geen enkel statistiekpakket, geen advertentiepixel, geen ingesloten sociaal netwerk. Het lettertype van de site komt van onze eigen servers en niet van die van een ander.

4. Cookies en lokale opslag

Kagenda plaatst geen enkele cookie.

Slechts één ding wordt in de browseropslag van de professional bewaard: het token dat hem ingelogd houdt. Het verdwijnt bij uitloggen. Het is alleen leesbaar voor het domein van Kagenda en dient nergens anders toe dan een sessie openen. Het is strikt noodzakelijk om de gevraagde dienst te leveren en valt daarmee onder de uitzondering van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet.

Een boekingspagina die een klant bekijkt, bewaart niets.

5. Hoe lang

Gegevens	Termijn
Actief account van een professional	Zolang het abonnement loopt
Opgezegd account	12 maanden, daarna definitieve verwijdering
Afspraken en klantenbestand	Zolang de professional ze bewaart; hij kan ze op elk moment wissen
Boekhoudstukken (abonnementsfacturen)	10 jaar, wettelijke verplichting
Technische logs	12 maanden
Verzonden e-mails en sms’jes	90 dagen, daarna blijft alleen de gebeurtenis bewaard

6. Uw rechten

U hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid.

• U bent een professional die Kagenda gebruikt: schrijf naar contact@kagenda.com. Wij reageren binnen 30 dagen.
• U bent klant van een professional: wend u tot die professional, die alleen beslist over het lot van uw gegevens. Kunt u hem niet achterhalen, schrijf ons dan en wij brengen u in contact.

U kunt op elk moment een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit. Omdat de verwerkingsverantwoordelijke in Frankrijk is gevestigd, is de leidende autoriteit de CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Parijs — cnil.fr. Artikel 77 van de verordening staat u in elk geval toe u te wenden tot de autoriteit van de staat waar u woont: in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag — autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Beveiliging

Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en nooit in leesbare vorm. Het verkeer is versleuteld tijdens verzending. Toegang tot de productiedatabase is beperkt tot wie die nodig heeft — vandaag alleen de houder.

Bij een datalek dat een risico voor personen kan opleveren, melden wij dit binnen 72 uur bij de toezichthoudende autoriteit en zonder onnodige vertraging aan de betrokken professionals.

8. Wijzigingen

Elke wezenlijke wijziging wordt ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail aangekondigd aan de professionals die Kagenda gebruiken.