Promemoria appuntamento automatico — meno dimenticanze, senza una telefonata
Una e-mail inviata prima di ogni appuntamento: X ore prima, o il giorno precedente a un orario fisso.
Il problema
La maggior parte degli appuntamenti mancati non sono ripensamenti: sono dimenticanze. Qualcuno prenota con tre settimane di anticipo, segna vagamente la data, e il giorno stesso la giornata prende un'altra piega. Non ha deciso di non venire — semplicemente non ci ha più pensato.
È esattamente il tipo di assenza che un promemoria corregge. Un messaggio che arriva al momento giusto non convince nessuno a venire: rimette l'appuntamento nella giornata di chi aveva intenzione di esserci. E per chi non può più, fa scattare la disdetta abbastanza presto perché lo slot torni libero.
Farlo a mano è possibile con cinque appuntamenti a settimana, insostenibile con trenta. Il promemoria vale tanto di più in quanto non chiede nulla: una volta impostato parte per ogni appuntamento, compresi quelli che hai inserito tu al telefono.
Come funziona in Kagenda
Il promemoria si imposta una volta per la struttura, con due modi di scegliere il momento dell'invio.
- Scegli la modalitàO un anticipo rispetto all'appuntamento — ventiquattro ore, quarantotto — oppure il giorno precedente a un orario fisso, per esempio ogni giorno alle 18 per gli appuntamenti dell'indomani.
- Kagenda individua gli appuntamenti interessatiUn processo di fondo passa regolarmente e mette in coda i promemoria in scadenza, sia per le prenotazioni online sia per quelle che hai inserito tu.
- Il messaggio parte con le tue paroleOggetto e corpo sono riscrivibili, con variabili sostituite all'invio: nome del cliente, data, ora, servizio.
- Il cliente può disdire da lìIl promemoria porta lo stesso link di disdetta della conferma. Un cliente che non può più venire libera lo slot invece di sparire.
A chi serve
Domande frequenti
Il promemoria viene inviato via SMS?
No. I promemoria partono via e-mail. L'SMS è previsto nella struttura del prodotto ma non è collegato: oggi non viene inviato alcun messaggio di testo.
Quale anticipo scegliere?
Ventiquattro ore è l'impostazione più diffusa: abbastanza presto perché il cliente possa organizzarsi o liberare lo slot, abbastanza vicino perché non lo dimentichi di nuovo. Per appuntamenti che richiedono preparazione, quarantotto ore lasciano più margine.
Gli appuntamenti inseriti a mano ricevono un promemoria?
Sì, purché l'indirizzo e-mail del cliente sia sulla prenotazione. Il promemoria non distingue l'origine dell'appuntamento.
Posso disattivare il promemoria per certi servizi?
La modalità di promemoria si imposta a livello di struttura. Un servizio può però avere il proprio modello di e-mail, il che permette di adattare completamente il messaggio senza eliminarlo.