E-mails d'annulation et de modification — le bon message au bon moment
Des e-mails distincts pour l'annulation et pour le déplacement, plutôt qu'une confirmation réutilisée.
Le problème
Un rendez-vous ne fait pas que naître. Il est annulé, déplacé, repris. Si un seul modèle d'e-mail sert à tout, le client reçoit une « confirmation de réservation » pour un rendez-vous qui vient d'être annulé — et il faut relire deux fois pour comprendre.
Ces messages ambigus produisent exactement ce qu'ils devaient éviter : un appel pour demander ce qui se passe vraiment. Pire, un client peut se présenter à un rendez-vous annulé parce que le dernier e-mail reçu ressemblait à une confirmation.
Chaque moment mérite son message, avec son propre titre et sa propre phrase d'ouverture.
Comment ça marche dans Kagenda
Kagenda distingue les moments du cycle de vie d'un rendez-vous, et associe un modèle à chacun.
- L'annulationUn message dédié, envoyé selon le cas au client ou à vous. Quand vous annulez depuis l'agenda, vous choisissez si le client est prévenu.
- La modificationUn message distinct de la confirmation initiale, qui porte le nouveau créneau plutôt que de laisser croire à un second rendez-vous.
- Chaque modèle est réécrivableSujet et corps se personnalisent indépendamment, avec les mêmes variables que les autres messages.
Pour qui c’est utile
Fonctionnalités liées
- Modèles d'e-mails personnalisablesSujet et corps réécrits par vous, avec des variables remplacées à l'envoi.
- Annulation en ligne par le clientUn lien sécurisé dans l'e-mail, un délai limite que vous fixez, et un barème de remboursement selon le préavis.
- Modification d'un rendez-vousDéplacez un rendez-vous ou changez sa prestation ; la disponibilité est revérifiée avant validation.
- Annulation par le professionnelAnnulez depuis l'agenda, avec ou sans e-mail au client, et le créneau repart en réservation.
Questions fréquentes
Puis-je annuler sans prévenir le client ?
Oui. L'envoi de l'e-mail d'annulation est un choix au moment où vous annulez, utile quand vous venez d'avoir la personne au téléphone.
Le client reçoit-il un message quand il annule lui-même ?
Oui, et vous êtes prévenu de votre côté. Le créneau est de toute façon rendu aux disponibilités immédiatement.
L'e-mail de modification indique-t-il l'ancien créneau ?
Le modèle porte les informations du rendez-vous tel qu'il est après modification. Si vous voulez rappeler l'ancien horaire, ajoutez-le dans le texte du modèle.