E-mails d'annulation et de modification — le bon message au bon moment
Des e-mails distincts pour l'annulation et pour le déplacement, plutôt qu'une confirmation réutilisée.
Le problème
Un rendez-vous ne fait pas que naître. Il est annulé, déplacé, repris. Si un seul modèle d'e-mail sert à tout, le client reçoit une « confirmation de réservation » pour un rendez-vous qui vient d'être annulé — et il faut relire deux fois pour comprendre.
Ces messages ambigus produisent exactement ce qu'ils devaient éviter : un appel pour demander ce qui se passe vraiment. Pire, un client peut se présenter à un rendez-vous annulé parce que le dernier e-mail reçu ressemblait à une confirmation.
Chaque moment mérite son message, avec son propre titre et sa propre phrase d'ouverture.
Sans Kagenda
Votre réservation du samedi 14 septembre à 10h00 est confirmée.
Avec Kagenda
Votre réservation du samedi 14 septembre à 10h00 a été annulée.
Comment ça marche dans Kagenda
Kagenda distingue les moments du cycle de vie d'un rendez-vous, et associe un modèle à chacun.
- L'annulationUn message dédié, envoyé selon le cas au client ou à vous. Quand vous annulez depuis l'agenda, vous choisissez si le client est prévenu.
- La modificationUn message distinct de la confirmation initiale, qui porte le nouveau créneau plutôt que de laisser croire à un second rendez-vous.
- Chaque modèle est réécrivableSujet et corps se personnalisent indépendamment, avec les mêmes variables que les autres messages.
Notifications
Votre réservation a été modifiée
Bonjour Camille,
- Nouveau : samedi 21 septembre à 11h00
- Massage relaxant
- Studio Yoga Nadia
Concrètement
- 1
Annulation
Un message dédié, envoyé au client ou pas selon votre choix quand vous annulez depuis l'agenda.
MessageAnnulation — envoi activable - 2
Modification
Un message distinct qui porte le nouveau créneau, plutôt que de laisser croire à un second rendez-vous.
MessageNouveau créneau, pas un second rendez-vous - 3
Chacun reste réécrivable
Sujet et corps se personnalisent indépendamment pour l'annulation et pour la modification.
AnnulationetModification
Fonctionnalités liées
- Modèles d'e-mails personnalisablesSujet et corps réécrits par vous, avec des variables remplacées à l'envoi.
- Annulation en ligne par le clientUn lien sécurisé dans l'e-mail, un délai limite que vous fixez, et un barème de remboursement selon le préavis.
- Modification d'un rendez-vousDéplacez un rendez-vous ou changez sa prestation ; la disponibilité est revérifiée avant validation.
- Annulation par le professionnelAnnulez depuis l'agenda, avec ou sans e-mail au client, et le créneau repart en réservation.
Questions fréquentes
Puis-je annuler sans prévenir le client ?
Oui. L'envoi de l'e-mail d'annulation est un choix au moment où vous annulez, utile quand vous venez d'avoir la personne au téléphone.
Le client reçoit-il un message quand il annule lui-même ?
Oui, et vous êtes prévenu de votre côté. Le créneau est de toute façon rendu aux disponibilités immédiatement.
L'e-mail de modification indique-t-il l'ancien créneau ?
Le modèle porte les informations du rendez-vous tel qu'il est après modification. Si vous voulez rappeler l'ancien horaire, ajoutez-le dans le texte du modèle.
