Modification d'un rendez-vous — déplacer plutôt que perdre
Déplacez un rendez-vous ou changez sa prestation ; la disponibilité est revérifiée avant validation.
Le problème
Un client qui demande à décaler n'est pas un client perdu — sauf si le déplacement est compliqué. S'il faut annuler, recréer, retrouver la fiche et reprendre les informations, la manipulation prend du temps et fait perdre le contexte du rendez-vous initial.
Le vrai risque du déplacement fait à la main, c'est le conflit silencieux. On note la nouvelle date, on oublie de vérifier ce qu'il y avait déjà, et on crée un doublon qu'on ne découvre que le jour venu.
Un déplacement doit être une seule opération, et il doit refuser les créneaux qui ne sont pas réellement libres.
Sans Kagenda
Vous notez la nouvelle date à la main, sans vérifier ce qu'il y avait déjà sur ce créneau — le doublon, vous le découvrez le jour venu.
Avec Kagenda
Le nouveau créneau passe par le même moteur de disponibilité qu'une réservation neuve. Un créneau déjà pris est refusé.
Comment ça marche dans Kagenda
La modification se fait depuis le détail de la réservation. Le rendez-vous garde son identité, son client et son historique.
- Vous ouvrez le rendez-vousDepuis l'agenda, sur le créneau concerné.
- Vous changez la date, l'heure ou la prestationLe client, ses coordonnées et les réponses aux champs personnalisés suivent le rendez-vous.
- La disponibilité est revérifiéeLe nouveau créneau passe par le moteur de disponibilité comme une réservation neuve : horaires, congés, tampons, ressources. Un créneau indisponible est refusé.
- L'ancien créneau est renduIl repart en réservation dès la modification validée.
Ce que ça ne fait pas encore
La modification est réservée au professionnel. Depuis son e-mail, le client peut annuler mais pas déplacer lui-même : pour changer d'horaire sans passer par vous, il doit annuler puis reprendre un créneau.
Un déplacement
- Nouvelle date proposée
- Disponibilité revérifiée
- Refusé si déjà pris
- Ancien créneau rendu
Concrètement
- 1
Une seule opération
Pas besoin d'annuler puis de recréer : le rendez-vous garde son client et son historique.
Une opérationLe rendez-vous garde client et historique - 2
Aucun doublon silencieux
Le nouveau créneau passe par le moteur de disponibilité comme une réservation neuve.
Nouveau créneauRepasse par le moteur de disponibilité - 3
Changer la prestation en même temps
Le client, ses coordonnées et ses réponses aux champs personnalisés suivent le rendez-vous.
Changement de prestationCoordonnées et champs personnalisés suivent
Fonctionnalités liées
- Annulation en ligne par le clientUn lien sécurisé dans l'e-mail, un délai limite que vous fixez, et un barème de remboursement selon le préavis.
- Annulation par le professionnelAnnulez depuis l'agenda, avec ou sans e-mail au client, et le créneau repart en réservation.
- Réservation manuelleVous saisissez un rendez-vous depuis l'agenda, il occupe le créneau comme n'importe quel autre.
- E-mails d'annulation et de modificationDes e-mails distincts pour l'annulation et pour le déplacement, plutôt qu'une confirmation réutilisée.
Questions fréquentes
Le client peut-il déplacer son rendez-vous lui-même ?
Pas aujourd'hui. Depuis le lien reçu par e-mail, il peut annuler ; pour changer d'horaire en autonomie, il doit annuler puis reprendre un créneau. Le déplacement depuis l'espace client n'est pas encore disponible.
Le client est-il prévenu du déplacement ?
Un e-mail dédié à la modification existe, distinct de la confirmation initiale, pour que le message corresponde à ce qui se passe réellement.
Que devient le paiement si je change la prestation ?
Le paiement déjà encaissé reste rattaché à la réservation. Un écart de prix se règle en dehors du déplacement, depuis votre tableau de bord Stripe.
