Wijziging van een afspraak — verzetten in plaats van verliezen
Verzet een afspraak of wijzig haar dienst; de beschikbaarheid wordt vóór het bevestigen opnieuw gecontroleerd.
Het probleem
Een klant die vraagt te verzetten is geen verloren klant — tenzij het verzetten ingewikkeld is. Moet u annuleren, opnieuw aanmaken, het dossier terugzoeken en de gegevens opnieuw invoeren, dan kost die handeling tijd en gaat de context van de oorspronkelijke afspraak verloren.
Het echte risico van met de hand verzetten is de stille botsing. Men noteert de nieuwe datum, vergeet na te gaan wat er al stond, en maakt een dubbeling die pas op de dag zelf wordt ontdekt.
Een verzetting moet één enkele handeling zijn, en ze moet tijdsloten weigeren die niet werkelijk vrij zijn.
Zo werkt het in Kagenda
De wijziging gebeurt vanuit het detail van de boeking. De afspraak behoudt haar identiteit, haar klant en haar geschiedenis.
- U opent de afspraakVanuit de agenda, op het betreffende tijdslot.
- U wijzigt datum, tijd of dienstDe klant, zijn gegevens en de antwoorden op de eigen velden gaan met de afspraak mee.
- De beschikbaarheid wordt opnieuw gecontroleerdHet nieuwe tijdslot gaat door de beschikbaarheidsberekening als een verse boeking: uren, vakanties, buffers, hulpbronnen. Een onbeschikbaar tijdslot wordt geweigerd.
- Het oude tijdslot wordt teruggegevenHet gaat terug de boeking in zodra de wijziging is bevestigd.
Voor wie het nuttig is
Veelgestelde vragen
Kan de klant zijn afspraak zelf verzetten?
Vandaag niet. Via de per e-mail ontvangen link kan hij annuleren; om zelfstandig van tijdstip te veranderen moet hij annuleren en daarna een nieuw tijdslot nemen. Verzetten vanuit de klantomgeving is nog niet beschikbaar.
Wordt de klant op de hoogte gesteld van de verzetting?
Er bestaat een eigen e-mail voor de wijziging, los van de oorspronkelijke bevestiging, zodat het bericht overeenkomt met wat er werkelijk gebeurt.
Wat gebeurt er met de betaling als ik de dienst wijzig?
De reeds geïnde betaling blijft aan de boeking hangen. Een prijsverschil wordt buiten de verzetting om geregeld, vanuit uw Stripe-dashboard.