Wijziging van een afspraak — verzetten in plaats van verliezen
Verzet een afspraak of wijzig haar dienst; de beschikbaarheid wordt vóór het bevestigen opnieuw gecontroleerd.
Het probleem
Een klant die vraagt te verzetten is geen verloren klant — tenzij het verzetten ingewikkeld is. Moet u annuleren, opnieuw aanmaken, het dossier terugzoeken en de gegevens opnieuw invoeren, dan kost die handeling tijd en gaat de context van de oorspronkelijke afspraak verloren.
Het echte risico van met de hand verzetten is de stille botsing. Men noteert de nieuwe datum, vergeet na te gaan wat er al stond, en maakt een dubbeling die pas op de dag zelf wordt ontdekt.
Een verzetting moet één enkele handeling zijn, en ze moet tijdsloten weigeren die niet werkelijk vrij zijn.
Zonder Kagenda
U noteert de nieuwe datum met de hand, zonder te checken wat er al op dat tijdslot stond — de dubbele boeking ontdekt u op de dag zelf.
Met Kagenda
Het nieuwe tijdslot doorloopt dezelfde beschikbaarheidscontrole als een nieuwe boeking. Een al bezet tijdslot wordt geweigerd.
Zo werkt het in Kagenda
De wijziging gebeurt vanuit het detail van de boeking. De afspraak behoudt haar identiteit, haar klant en haar geschiedenis.
- U opent de afspraakVanuit de agenda, op het betreffende tijdslot.
- U wijzigt datum, tijd of dienstDe klant, zijn gegevens en de antwoorden op de eigen velden gaan met de afspraak mee.
- De beschikbaarheid wordt opnieuw gecontroleerdHet nieuwe tijdslot gaat door de beschikbaarheidsberekening als een verse boeking: uren, vakanties, buffers, hulpbronnen. Een onbeschikbaar tijdslot wordt geweigerd.
- Het oude tijdslot wordt teruggegevenHet gaat terug de boeking in zodra de wijziging is bevestigd.
Een verplaatsing
- Nieuwe datum voorgesteld
- Beschikbaarheid opnieuw gecontroleerd
- Geweigerd indien al bezet
- Oud tijdslot teruggegeven
In de praktijk
- 1
Één enkele bewerking
Geen annuleren en opnieuw aanmaken nodig: de afspraak houdt haar klant en haar geschiedenis.
Één bewerkingAfspraak houdt klant en geschiedenis - 2
Geen stille dubbele boeking
Het nieuwe tijdslot doorloopt de beschikbaarheidscontrole net als een nieuwe boeking.
Nieuw tijdslotDoorloopt opnieuw de beschikbaarheidscontrole - 3
Tegelijk de prestatie wijzigen
De klant, zijn gegevens en zijn antwoorden op de aangepaste velden volgen de afspraak.
Wijziging van prestatieGegevens en aangepaste velden volgen
Veelgestelde vragen
Kan de klant zijn afspraak zelf verzetten?
Vandaag niet. Via de per e-mail ontvangen link kan hij annuleren; om zelfstandig van tijdstip te veranderen moet hij annuleren en daarna een nieuw tijdslot nemen. Verzetten vanuit de klantomgeving is nog niet beschikbaar.
Wordt de klant op de hoogte gesteld van de verzetting?
Er bestaat een eigen e-mail voor de wijziging, los van de oorspronkelijke bevestiging, zodat het bericht overeenkomt met wat er werkelijk gebeurt.
Wat gebeurt er met de betaling als ik de dienst wijzig?
De reeds geïnde betaling blijft aan de boeking hangen. Een prijsverschil wordt buiten de verzetting om geregeld, vanuit uw Stripe-dashboard.
