Annulation par le professionnel — prévenir en un clic, sans oubli
Annulez depuis l'agenda, avec ou sans e-mail au client, et le créneau repart en réservation.
Le problème
Quand c'est vous qui devez annuler — maladie, imprévu, panne — le temps compte. Plus le client est prévenu tôt, moins il se sera déplacé pour rien, et plus il acceptera facilement de reprogrammer.
Le risque est l'oubli partiel : vous supprimez le rendez-vous de l'agenda pour libérer le créneau, et vous vous dites que vous appellerez le client plus tard. Plus tard, vous ne vous en souvenez plus. La personne se présente devant une porte fermée.
L'annulation et la notification doivent être le même geste, pas deux tâches dont l'une peut se perdre.
Comment ça marche dans Kagenda
L'annulation se fait depuis le détail de la réservation dans l'agenda, en une action qui décide aussi de ce que reçoit le client.
- Vous ouvrez la réservationDepuis n'importe quelle vue du calendrier. Le panneau affiche le client, la prestation et le contexte du rendez-vous.
- Vous annulezLa réservation passe en annulé. Elle reste dans l'historique du client plutôt que de disparaître, pour que vous gardiez trace de ce qui s'est passé.
- Vous choisissez de prévenir ou nonL'e-mail d'annulation part si vous le demandez. Pour un client que vous venez d'avoir au téléphone, il est souvent superflu.
- Le créneau redevient réservableIl repart immédiatement en ligne, avec son temps tampon, et peut être repris par quelqu'un d'autre.
Pour qui c’est utile
Fonctionnalités liées
- Annulation en ligne par le clientUn lien sécurisé dans l'e-mail, un délai limite que vous fixez, et un barème de remboursement selon le préavis.
- E-mails d'annulation et de modificationDes e-mails distincts pour l'annulation et pour le déplacement, plutôt qu'une confirmation réutilisée.
- Remboursement automatiqueQuand le client annule lui-même, le remboursement prévu par le barème part dans Stripe.
- Modification d'un rendez-vousDéplacez un rendez-vous ou changez sa prestation ; la disponibilité est revérifiée avant validation.
Questions fréquentes
Le client est-il remboursé si j'annule un rendez-vous payé en ligne ?
Pas automatiquement, et c'est une limite connue : le remboursement automatique ne se déclenche aujourd'hui que quand le client annule lui-même. Quand vous annulez depuis l'agenda, le remboursement est à effectuer manuellement depuis votre tableau de bord Stripe.
La réservation annulée disparaît-elle ?
Non, elle est marquée annulée et reste dans l'historique du client. Vous gardez la trace de ce qui a été prévu puis annulé.
Puis-je annuler plusieurs rendez-vous d'un coup ?
L'annulation se fait rendez-vous par rendez-vous. Pour une journée entière, il est plus rapide de déclarer un jour off, puis de traiter les rendez-vous concernés.