Annulering door de professional — in één klik laten weten, zonder het te vergeten
Annuleer vanuit de agenda, met of zonder e-mail aan de klant, en het tijdslot gaat terug de boeking in.
Het probleem
Wanneer u degene bent die moet annuleren — ziekte, iets onverwachts, een storing — telt de tijd. Hoe eerder de klant het weet, hoe minder hij voor niets is gekomen, en hoe makkelijker hij instemt met een nieuwe afspraak.
Het risico is het halve werk: u verwijdert de afspraak uit de agenda om het tijdslot vrij te maken, en neemt u voor de klant later te bellen. Later herinnert u het zich niet meer. De persoon staat voor een gesloten deur.
Het annuleren en het informeren moeten dezelfde handeling zijn, geen twee taken waarvan er één kan zoekraken.
Zonder Kagenda
U verwijdert de afspraak om het tijdslot vrij te maken, denkend dat u later belt. Later bent u het vergeten — de klant staat voor een gesloten deur.
Met Kagenda
Annuleren en waarschuwen is hetzelfde gebaar: één klik beslist ook wat de klant ontvangt.
Zo werkt het in Kagenda
Het annuleren gebeurt vanuit het detail van de boeking in de agenda, in één handeling die tegelijk bepaalt wat de klant ontvangt.
- U opent de boekingVanuit elke weergave van de kalender. Het venster toont de klant, de dienst en de context van de afspraak.
- U annuleertDe boeking gaat naar geannuleerd. Ze blijft in de geschiedenis van de klant staan in plaats van te verdwijnen, zodat u een spoor houdt van wat er is gebeurd.
- U kiest of u het laat wetenDe annuleringsmail gaat uit als u erom vraagt. Voor een klant die u net aan de telefoon hebt gehad is hij vaak overbodig.
- Het tijdslot wordt weer boekbaarHet gaat meteen terug online, met de bijbehorende buffertijd, en kan door iemand anders worden genomen.
Vanuit de agenda
- Boeking geannuleerd
- E-mail verzonden, indien u dat kiest
- Tijdslot opnieuw boekbaar
In de praktijk
- 1
Een onvoorziene situatie bij u
Hoe eerder de klant het weet, hoe makkelijker hij akkoord gaat met verplaatsen.
Vroeg gewaarschuwdDe klant gaat makkelijker akkoord - 2
Annuleren en waarschuwen, hetzelfde gebaar
Geen twee taken waarvan er één kan verloren gaan: één klik beslist ook wat de klant ontvangt.
Één gebaarAnnulering en melding samen - 3
De geschiedenis blijft
De geannuleerde boeking blijft op de klantenkaart staan in plaats van te verdwijnen.
GeschiedenisDe geannuleerde boeking blijft op de kaart
Veelgestelde vragen
Wordt de klant terugbetaald als ik een online betaalde afspraak annuleer?
Niet automatisch, en dat is een bekende grens: de automatische terugbetaling gaat vandaag alleen in gang wanneer de klant zelf annuleert. Annuleert u vanuit de agenda, dan moet de terugbetaling met de hand vanuit uw Stripe-dashboard.
Verdwijnt de geannuleerde boeking?
Nee, ze wordt als geannuleerd aangemerkt en blijft in de geschiedenis van de klant. U houdt het spoor van wat gepland stond en daarna is geannuleerd.
Kan ik meerdere afspraken in één keer annuleren?
Het annuleren gebeurt afspraak voor afspraak. Voor een hele dag is het sneller een vrije dag op te geven en daarna de betrokken afspraken af te handelen.
