Réservation manuelle — le téléphone et le web dans le même agenda
Vous saisissez un rendez-vous depuis l'agenda, il occupe le créneau comme n'importe quel autre.
Le problème
Passer à la réservation en ligne ne fait pas disparaître le téléphone. Des clients continueront d'appeler, d'autres passeront en personne, certains vous écriront. Si ces rendez-vous n'entrent pas dans le même agenda, vous vous retrouvez avec deux vérités concurrentes — et c'est la double réservation garantie.
La tentation est alors de tenir un carnet papier à côté. Ça fonctionne jusqu'au jour où vous oubliez de reporter, où un créneau réservé en ligne tombe sur un rendez-vous noté à la main, et où vous devez rappeler quelqu'un pour vous excuser.
Une saisie manuelle intégrée supprime le carnet. Le rendez-vous pris au téléphone bloque le créneau instantanément pour tout le monde.
Comment ça marche dans Kagenda
La saisie se fait depuis votre agenda, en cliquant sur un créneau libre. Le rendez-vous créé est un rendez-vous complet, pas une note.
- Vous cliquez sur le créneauDepuis la vue jour, semaine ou mois. La date et l'heure sont pré-remplies par l'endroit où vous avez cliqué.
- Vous choisissez la prestation et le clientUn client existant est retrouvé par recherche ; un nouveau client voit sa fiche créée au passage, avec son historique qui démarre là.
- Le créneau est bloquéIl disparaît immédiatement de la réservation en ligne, avec son temps tampon. Vous pouvez ajouter une note interne visible de vous seul.
- Vous décidez de la confirmationL'e-mail de confirmation part si vous le souhaitez. Pour quelqu'un que vous avez déjà au téléphone, il est souvent inutile.
Pour qui c’est utile
Fonctionnalités liées
- Prise de rendez-vous en ligneUne page publique où le client choisit sa prestation, sa date et son créneau, et confirme — sans créer de compte.
- Délai minimum avant réservationFerme automatiquement les créneaux trop proches, pour garder le temps de vous organiser.
- Modification d'un rendez-vousDéplacez un rendez-vous ou changez sa prestation ; la disponibilité est revérifiée avant validation.
- Renvoi manuel d'un e-mailRenvoyez une confirmation à la demande, éventuellement à une autre adresse.
Questions fréquentes
La saisie manuelle respecte-t-elle le délai minimum ?
Non, et c'est voulu. Le délai minimum protège la réservation publique ; quand vous avez le client au téléphone, vous êtes le mieux placé pour juger si vous pouvez le prendre dans l'heure.
Puis-je saisir un rendez-vous sur un créneau déjà occupé ?
Kagenda vous prévient du conflit. La double réservation reste possible quand elle est délibérée, mais elle n'arrive jamais par inadvertance.
Le client reçoit-il un rappel comme les autres ?
Oui, dès lors que son e-mail figure sur la réservation. Le rappel avant rendez-vous ne fait pas de différence entre une réservation en ligne et une saisie manuelle.