Handmatige boeking — telefoon en web in dezelfde agenda
U voert een afspraak in vanuit de agenda en ze bezet het tijdslot als elke andere.
Het probleem
Overstappen op online boeken laat de telefoon niet verdwijnen. Sommige klanten blijven bellen, anderen komen langs, weer anderen schrijven u. Komen die afspraken niet in dezelfde agenda terecht, dan zit u met twee concurrerende waarheden — en is de dubbele boeking gegarandeerd.
De verleiding is dan om er een papieren boek naast te houden. Dat gaat goed tot de dag waarop u vergeet over te schrijven, een online geboekt tijdslot op een met de hand genoteerde afspraak valt, en u iemand moet bellen om uw excuses aan te bieden.
Ingebouwde handmatige invoer maakt het boek overbodig. De telefonisch gemaakte afspraak blokkeert het tijdslot ogenblikkelijk voor iedereen.
Zonder Kagenda
Een afspraak met de hand genoteerd in een schrift, naast de online agenda. Op de dag dat de twee elkaar overlappen, staat iemand voor een gesloten deur.
Met Kagenda
Een klik op het tijdslot vanuit de agenda, en het wordt meteen geblokkeerd — voor iedereen, online én telefonisch.
Zo werkt het in Kagenda
De invoer gebeurt vanuit uw agenda, door op een vrij tijdslot te klikken. De gemaakte afspraak is een volwaardige afspraak, geen notitie.
- U klikt op het tijdslotVanuit de dag-, week- of maandweergave. Datum en tijd zijn vooringevuld op grond van waar u hebt geklikt.
- U kiest de dienst en de klantEen bestaande klant vindt u via de zoekfunctie; van een nieuwe klant wordt onderweg een dossier gemaakt, met een geschiedenis die daar begint.
- Het tijdslot wordt geblokkeerdHet verdwijnt meteen uit de online boeking, met de bijbehorende buffertijd. U kunt een interne notitie toevoegen die alleen voor u zichtbaar is.
- U beslist over de bevestigingDe bevestigingsmail gaat uit als u dat wilt. Voor iemand die u al aan de telefoon hebt, is hij vaak overbodig.
Vanuit de agenda
- Klik op het vrije tijdslot
- Klant gevonden of aangemaakt
- Tijdslot meteen geblokkeerd
- Bevestiging verzonden, indien u dat kiest
In de praktijk
- 1
Een klant aan de telefoon
Het tijdslot wordt meteen voor iedereen geblokkeerd, online én in uw agenda.
Klant aan de telefoonTijdslot geblokkeerd online en in de agenda - 2
Een nieuwe klant
Zijn kaart wordt meteen aangemaakt, met zijn geschiedenis die daar begint.
Nieuwe klantKaart meteen aangemaakt - 3
Een notitie die alleen u ziet
De handmatig ingevoerde afspraak kan een interne notitie dragen, onzichtbaar voor de klant.
Interne notitieOnzichtbaar voor de klant
Veelgestelde vragen
Houdt handmatige invoer zich aan de minimale termijn?
Nee, en dat is met opzet. De minimale termijn beschermt de openbare boeking; hebt u de klant aan de telefoon, dan kunt u het beste beoordelen of u hem binnen het uur kunt nemen.
Kan ik een afspraak invoeren op een al bezet tijdslot?
Kagenda waarschuwt u voor de botsing. Dubbel boeken blijft mogelijk wanneer het bewust gebeurt, maar het gebeurt nooit per ongeluk.
Krijgt de klant een herinnering zoals de anderen?
Ja, zodra zijn e-mailadres bij de boeking staat. De herinnering vóór de afspraak maakt geen onderscheid tussen een online boeking en een handmatige invoer.
