Buchung von Hand — Telefon und Web im selben Kalender
Sie tragen einen Termin aus dem Kalender heraus ein, und er belegt das Zeitfenster wie jeder andere.
Das Problem
Der Umstieg auf Online-Buchung lässt das Telefon nicht verschwinden. Manche Kunden rufen weiter an, andere kommen vorbei, wieder andere schreiben Ihnen. Landen diese Termine nicht im selben Kalender, haben Sie zwei konkurrierende Wahrheiten — und die Doppelbuchung ist sicher.
Die Versuchung ist dann, daneben ein Papierheft zu führen. Das geht gut, bis Sie eines Tages vergessen zu übertragen, ein online gebuchtes Zeitfenster auf einen handschriftlich notierten Termin fällt, und Sie jemanden anrufen müssen, um sich zu entschuldigen.
Eine eingebaute Eingabe von Hand schafft das Heft ab. Der telefonisch vereinbarte Termin blockiert das Zeitfenster augenblicklich für alle.
Ohne Kagenda
Ein Termin, von Hand in ein Heft neben dem Online-Kalender eingetragen. Am Tag, an dem sich beide überschneiden, steht jemand vor einer verschlossenen Tür.
Mit Kagenda
Ein Klick auf den Termin aus dem Kalender, und er ist sofort blockiert — für alle, online wie am Telefon.
So funktioniert es in Kagenda
Die Eingabe erfolgt aus Ihrem Kalender heraus, mit einem Klick auf ein freies Zeitfenster. Der erzeugte Termin ist ein vollwertiger Termin, keine Notiz.
- Sie klicken auf das ZeitfensterAus der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Datum und Uhrzeit sind durch die Stelle vorbelegt, auf die Sie geklickt haben.
- Sie wählen Leistung und KundeEinen bestehenden Kunden finden Sie über die Suche; für einen neuen wird die Akte nebenbei angelegt, mit einer Historie, die dort beginnt.
- Das Zeitfenster wird blockiertEs verschwindet sofort aus der Online-Buchung, samt Pufferzeit. Sie können eine interne, nur für Sie sichtbare Notiz ergänzen.
- Sie entscheiden über die BestätigungDie Bestätigungs-E-Mail geht hinaus, wenn Sie es wünschen. Für jemanden, den Sie gerade am Telefon haben, ist sie oft überflüssig.
Vom Kalender aus
- Klick auf den freien Termin
- Kunde gefunden oder angelegt
- Termin sofort blockiert
- Bestätigung gesendet, wenn Sie es wählen
In der Praxis
- 1
Ein Kunde am Telefon
Der Termin wird sofort für alle blockiert, online wie in Ihrem Kalender.
Kunde am TelefonTermin online und im Kalender blockiert - 2
Ein neuer Kunde
Sein Profil wird nebenbei angelegt, mit seiner Historie, die dort beginnt.
Neuer KundeProfil nebenbei angelegt - 3
Eine Notiz, die nur Sie sehen
Der von Hand eingetragene Termin kann eine interne Notiz tragen, unsichtbar für den Kunden.
Interne NotizUnsichtbar für den Kunden
Häufige Fragen
Beachtet die Eingabe von Hand den Mindestvorlauf?
Nein, und das ist Absicht. Der Mindestvorlauf schützt die öffentliche Buchung; wenn Sie den Kunden am Telefon haben, können Sie am besten beurteilen, ob Sie ihn binnen einer Stunde nehmen können.
Kann ich einen Termin auf ein bereits belegtes Zeitfenster setzen?
Kagenda weist Sie auf den Konflikt hin. Die Doppelbuchung bleibt möglich, wenn sie gewollt ist, aber sie passiert nie aus Versehen.
Bekommt der Kunde eine Erinnerung wie die anderen?
Ja, sobald seine E-Mail-Adresse an der Buchung hängt. Die Erinnerung vor dem Termin unterscheidet nicht zwischen Online-Buchung und Eingabe von Hand.
