Prenotazione manuale — il telefono e il web nella stessa agenda
Inserisci un appuntamento dall'agenda e occupa lo slot come qualsiasi altro.
Il problema
Passare alla prenotazione online non fa sparire il telefono. Alcuni clienti continueranno a chiamare, altri passeranno di persona, altri ti scriveranno. Se questi appuntamenti non entrano nella stessa agenda, ti ritrovi con due verità concorrenti — ed è la doppia prenotazione garantita.
La tentazione è allora tenere un quaderno di carta accanto. Funziona finché un giorno dimentichi di riportare, uno slot prenotato online cade su un appuntamento segnato a mano, e devi richiamare qualcuno per scusarti.
Un inserimento manuale integrato elimina il quaderno. L'appuntamento preso al telefono blocca lo slot all'istante per tutti.
Senza Kagenda
Un appuntamento annotato a mano su un quaderno, accanto all'agenda online. Il giorno in cui le due coincidono, qualcuno si presenta davanti a una porta chiusa.
Con Kagenda
Un clic sullo slot dall'agenda, e si blocca all'istante — per tutti, online come al telefono.
Come funziona in Kagenda
L'inserimento si fa dalla tua agenda, cliccando su uno slot libero. L'appuntamento creato è un appuntamento completo, non una nota.
- Clicchi sullo slotDalla vista giorno, settimana o mese. Data e ora sono precompilate dal punto in cui hai cliccato.
- Scegli il servizio e il clienteUn cliente esistente si ritrova con la ricerca; un nuovo cliente vede la sua scheda creata al volo, con lo storico che parte da lì.
- Lo slot viene bloccatoSparisce subito dalla prenotazione online, con il suo tempo cuscinetto. Puoi aggiungere una nota interna visibile solo a te.
- Decidi tu della confermaL'e-mail di conferma parte se lo desideri. Per qualcuno che hai già al telefono è spesso inutile.
Dall'agenda
- Clic sullo slot libero
- Cliente trovato o creato
- Slot bloccato immediatamente
- Conferma inviata, se lo scegli
In pratica
- 1
Un cliente al telefono
Lo slot si blocca istantaneamente per tutti, online come nella tua agenda.
Cliente al telefonoSlot bloccato online e in agenda - 2
Un nuovo cliente
La sua scheda viene creata al volo, con la sua storia che inizia lì.
Nuovo clienteScheda creata al volo - 3
Una nota che solo tu vedi
L'appuntamento inserito a mano può portare una nota interna, invisibile al cliente.
Nota internaInvisibile al cliente
Domande frequenti
L'inserimento manuale rispetta il preavviso minimo?
No, ed è voluto. Il preavviso minimo protegge la prenotazione pubblica; quando hai il cliente al telefono sei tu il più adatto a giudicare se puoi prenderlo entro l'ora.
Posso inserire un appuntamento su uno slot già occupato?
Kagenda ti avvisa del conflitto. La doppia prenotazione resta possibile quando è deliberata, ma non capita mai per distrazione.
Il cliente riceve un promemoria come gli altri?
Sì, purché la sua e-mail sia sulla prenotazione. Il promemoria prima dell'appuntamento non distingue tra una prenotazione online e un inserimento manuale.
