Absage- und Änderungs-E-Mails — die richtige Nachricht zum richtigen Moment
Eigene E-Mails für Absage und Verlegung statt einer wiederverwendeten Bestätigung.
Das Problem
Ein Termin wird nicht nur geboren. Er wird abgesagt, verlegt, neu vergeben. Dient eine einzige Vorlage für alles, bekommt der Kunde eine „Buchungsbestätigung“ für einen Termin, der gerade abgesagt wurde — und muss zweimal lesen, um es zu verstehen.
Solche mehrdeutigen Nachrichten erzeugen genau das, was sie verhindern sollten: einen Anruf mit der Frage, was denn nun gilt. Schlimmer noch, jemand kann zu einem abgesagten Termin erscheinen, weil die letzte E-Mail wie eine Bestätigung aussah.
Jeder Moment verdient seine Nachricht, mit eigenem Betreff und eigenem ersten Satz.
Ohne Kagenda
Ihre Buchung am Samstag, 14. September, 10:00 Uhr ist bestätigt.
Mit Kagenda
Ihre Buchung am Samstag, 14. September, 10:00 Uhr wurde storniert.
So funktioniert es in Kagenda
Kagenda unterscheidet die Momente im Leben eines Termins und ordnet jedem eine Vorlage zu.
- Die AbsageEine eigene Nachricht, je nach Fall an den Kunden oder an Sie. Wenn Sie aus dem Kalender heraus absagen, entscheiden Sie, ob der Kunde informiert wird.
- Die ÄnderungEine von der ursprünglichen Bestätigung getrennte Nachricht, die das neue Zeitfenster trägt, statt einen zweiten Termin nahezulegen.
- Jede Vorlage ist überschreibbarBetreff und Text lassen sich unabhängig anpassen, mit denselben Platzhaltern wie in den übrigen Nachrichten.
Benachrichtigungen
Ihre Buchung wurde geändert
Hallo Camille,
- Neu: Samstag, 21. September, 11:00 Uhr
- Entspannungsmassage
- Studio Yoga Nadia
In der Praxis
- 1
Stornierung
Eine eigene Nachricht, je nach Wahl an den Kunden gesendet oder nicht, wenn Sie vom Kalender aus stornieren.
NachrichtStornierung — Versand aktivierbar - 2
Änderung
Eine eigene Nachricht mit dem neuen Termin, statt den Eindruck eines zweiten Termins zu erwecken.
NachrichtNeuer Termin, kein zweiter Termin - 3
Beide bleiben frei editierbar
Betreff und Text lassen sich für Stornierung und Änderung unabhängig voneinander anpassen.
StornierungundÄnderung
Häufige Fragen
Kann ich absagen, ohne den Kunden zu informieren?
Ja. Der Versand der Absage-E-Mail ist eine Entscheidung im Moment der Absage — nützlich, wenn Sie die Person gerade am Telefon hatten.
Bekommt der Kunde eine Nachricht, wenn er selbst absagt?
Ja, und Sie werden Ihrerseits informiert. Das Zeitfenster geht ohnehin sofort zurück in die Verfügbarkeiten.
Nennt die Änderungs-E-Mail das alte Zeitfenster?
Die Vorlage trägt die Angaben des Termins, wie er nach der Änderung aussieht. Wenn Sie an die alte Uhrzeit erinnern wollen, ergänzen Sie das im Text der Vorlage.
