Annulerings- en wijzigingsmails — het juiste bericht op het juiste moment
Aparte e-mails voor annulering en voor verzetten, in plaats van een hergebruikte bevestiging.
Het probleem
Een afspraak ontstaat niet alleen. Ze wordt geannuleerd, verzet, opnieuw genomen. Als één e-mailsjabloon voor alles dient, krijgt de klant een „boekingsbevestiging” voor een afspraak die zojuist is geannuleerd — en moet hij twee keer lezen om het te begrijpen.
Die dubbelzinnige berichten leveren precies op wat ze moesten voorkomen: een telefoontje met de vraag wat er nu eigenlijk aan de hand is. Erger nog, iemand kan verschijnen op een geannuleerde afspraak omdat de laatste ontvangen e-mail op een bevestiging leek.
Elk moment verdient zijn eigen bericht, met een eigen onderwerp en een eigen eerste zin.
Zo werkt het in Kagenda
Kagenda onderscheidt de momenten in het leven van een afspraak en koppelt aan elk een sjabloon.
- De annuleringEen eigen bericht, naargelang het geval naar de klant of naar u. Wanneer u vanuit de agenda annuleert, kiest u of de klant bericht krijgt.
- De wijzigingEen bericht los van de oorspronkelijke bevestiging, dat het nieuwe tijdslot draagt in plaats van een tweede afspraak te suggereren.
- Elk sjabloon is te herschrijvenOnderwerp en tekst zijn afzonderlijk aan te passen, met dezelfde plaatshouders als de andere berichten.
Voor wie het nuttig is
Veelgestelde vragen
Kan ik annuleren zonder de klant te waarschuwen?
Ja. Het versturen van de annuleringsmail is een keuze op het moment dat u annuleert, handig wanneer u de persoon net aan de telefoon hebt gehad.
Krijgt de klant een bericht wanneer hij zelf annuleert?
Ja, en u wordt aan uw kant op de hoogte gesteld. Het tijdslot gaat hoe dan ook meteen terug naar de beschikbaarheid.
Vermeldt de wijzigingsmail het oude tijdslot?
Het sjabloon draagt de gegevens van de afspraak zoals die er na de wijziging uitziet. Wilt u aan de oude tijd herinneren, zet die er dan in de sjabloontekst bij.