Pufferzeit zwischen Terminen — durchatmen zwischen zwei Kunden
Eine Vorbereitungszeit davor und eine Nachbereitung danach, automatisch reserviert und für den Kunden unsichtbar.
Das Problem
Auf dem Papier belegt eine Sitzung von einer Stunde eine Stunde. In Wirklichkeit belegt sie eine Stunde und eine Viertelstunde: der Kunde, der ankommt, die letzten Minuten, Ihre Notizen, der Raum, der wieder herzurichten ist. Ein Kalender, der volle Stunden aneinanderreiht, bringt Sie systematisch in Verzug.
Der Verzug sammelt sich nur in eine Richtung. Fünf Minuten Überziehung beim ersten Termin werden mittags zwanzig und am Abend vierzig. Der letzte Kunde wartet, und er ist es, der die Erinnerung ans Warten behält.
Viele gleichen das aus, indem sie Schein-Termine in den Kalender legen. Das funktioniert, aber man muss jedes Mal daran denken, und ein von Hand blockiertes Zeitfenster wird nie automatisch zurückgegeben, wenn der Termin daneben abgesagt wird.
So funktioniert es in Kagenda
Der Puffer wird je Leistung eingestellt, in zwei unabhängigen Werten: was davor nötig ist, was danach nötig ist.
- Sie geben die nötige Zeit anZum Beispiel zehn Minuten davor zum Vorbereiten, fünfzehn danach zum Aufräumen und Notieren. Eine Leistung, die keine braucht, bleibt bei null.
- Der Puffer wird nicht buchbarDie Verfügbarkeitsberechnung nimmt diese Minuten aus den angebotenen Zeitfenstern. Ein Termin von 10 bis 11 Uhr mit fünfzehn Minuten danach macht das Zeitfenster um 11 Uhr unverfügbar, ohne dass der Kunde weiß, warum.
- Der Kunde sieht nur seine SitzungSeine Bestätigung nennt 10 – 11 Uhr. Der Puffer ist Ihre interne Organisation, er erscheint weder in der E-Mail noch auf der Buchungsseite.
Für wen es nützlich ist
Häufige Fragen
Zahlt der Kunde die Pufferzeit?
Nein. Angegeben sind Preis und Dauer der Leistung. Der Puffer erscheint auf Kundenseite nirgends: er nimmt lediglich Zeitfenster aus dem Raster.
Ist der Puffer bei allen Leistungen gleich?
Nein, er wird Leistung für Leistung eingestellt. Ein langer Ersttermin kann mehr Vorbereitung verlangen als eine Folgesitzung.
Was passiert, wenn der Termin abgesagt wird?
Zeitfenster und Puffer werden zusammen freigegeben. Das ist der Unterschied zu einem von Hand gesetzten Schein-Termin, der im Kalender bliebe.
Addieren sich die Puffer bei zwei aufeinanderfolgenden Terminen?
Die Zeit nach dem ersten und die Zeit vor dem zweiten addieren sich, da beide Bedürfnisse real sind. Ist das zu viel, verringern Sie einen der beiden Werte.