Buffertijd tussen afspraken — adem tussen twee klanten
Voorbereidingstijd ervoor en opruimtijd erna, automatisch gereserveerd en onzichtbaar voor de klant.
Het probleem
Op papier neemt een sessie van een uur een uur in beslag. In werkelijkheid neemt ze vijf kwartier: de klant die gaat zitten, de laatste minuten, uw aantekeningen, de ruimte die weer op orde moet. Een agenda die volle uren aaneenrijgt zet u stelselmatig achterop.
De achterstand stapelt zich maar in één richting op. Vijf minuten uitloop bij de eerste afspraak worden twintig rond het middaguur en veertig aan het eind van de dag. De laatste klant wacht, en hij is degene die de herinnering aan het wachten bewaart.
Veel professionals compenseren dat door nepafspraken in hun agenda te blokkeren. Dat werkt, maar u moet er elke keer aan denken, en een met de hand geblokkeerd tijdslot wordt nooit automatisch teruggegeven wanneer de afspraak ernaast wordt geannuleerd.
Zonder Kagenda
Een sessie van een uur neemt in werkelijkheid een uur en een kwartier in beslag. Om 12u loopt u twintig minuten achter; aan het einde van de dag veertig.
Met Kagenda
Tien minuten ervoor, vijftien erna: automatisch verwijderd uit de aangeboden tijdslots, onzichtbaar voor de klant.
Zo werkt het in Kagenda
De buffer wordt per dienst ingesteld, in twee losse waarden: wat er vooraf nodig is, wat er achteraf nodig is.
- U geeft de benodigde tijd opBijvoorbeeld tien minuten vooraf om klaar te zetten, vijftien erna om op te ruimen en aantekeningen te maken. Een dienst die er geen nodig heeft blijft op nul.
- De buffer wordt onboekbaarDe beschikbaarheidsberekening haalt die minuten uit de aangeboden tijdsloten. Een afspraak van 10 tot 11 uur met vijftien minuten erna maakt het tijdslot van 11 uur onbeschikbaar, zonder dat de klant weet waarom.
- De klant ziet alleen zijn sessieZijn bevestiging vermeldt 10 – 11 uur. De buffer is uw interne organisatie; hij verschijnt niet in de e-mail en niet op de boekingspagina.
Een afspraak van 10 tot 11 uur
- 10 min ervoor — voorbereiding
- 10–11u — de sessie
- 15 min erna — opruimen
- 11:00 — niet beschikbaar voor een andere klant
In de praktijk
- 1
Voor en na, apart
Tien minuten om voor te bereiden, vijftien om op te ruimen — twee onafhankelijke waarden per prestatie.
10 min ervooret15 min erna - 2
De klant ziet alleen zijn sessie
Zijn bevestiging toont 10–11u; de buffer blijft uw eigen interne organisatie.
Gezien door de klant10–11u, zonder de buffer - 3
Automatisch vrijgegeven
Als de naburige afspraak wordt geannuleerd, wordt de buffertijd die hij innam zonder tussenkomst vrijgegeven.
Naburige afspraak geannuleerdBuffer automatisch vrijgegeven
Veelgestelde vragen
Betaalt de klant de buffertijd?
Nee. De aangekondigde prijs en duur zijn die van de dienst. De buffer verschijnt nergens aan de kant van de klant: hij haalt alleen tijdsloten uit het raster.
Is de buffer voor alle diensten gelijk?
Nee, hij wordt per dienst ingesteld. Een lange eerste afspraak kan meer voorbereiding vragen dan een vervolgsessie.
Wat gebeurt er als de afspraak wordt geannuleerd?
Het tijdslot en de buffer worden samen vrijgegeven. Dat is het verschil met een met de hand geplaatste nepafspraak, die in de agenda zou blijven staan.
Tellen twee opeenvolgende afspraken hun buffers bij elkaar op?
De tijd na de eerste en de tijd vóór de tweede tellen op, aangezien beide behoeften echt zijn. Is dat te veel, verlaag dan een van beide waarden.
