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Logiciel de réservation pour mairie / Collectivité
Le rendez-vous carte d'identité a envahi le standard, chaque service a ses créneaux et ses agents, et le rappel divise les absences aux rendez-vous biométriques.
À partir de 9,90 €/mois, sans commission · Sans carte bancaire · Prêt en 5 minutes
Les défis des mairies et des collectivités
Le rendez-vous titre d'identité a envahi le standard
C'est devenu le premier motif d'appel de l'accueil, pour une démarche que l'usager ferait volontiers seul, le soir. L'agent gagne ses matinées.
Avec Kagenda
Vos clients réservent depuis votre page, même quand vous êtes en rendez-vous ou fermé.
Réservation en ligne 24/7
Chaque service a ses créneaux et ses agents
État civil, urbanisme, action sociale, régie. Ce ne sont ni les mêmes durées, ni les mêmes personnes, ni les mêmes horaires d'ouverture.
Avec Kagenda
Toutes vos séances au même endroit, en vue jour, semaine ou mois.
Agenda centralisé
L'absence à un rendez-vous biométrique coûte à tout le monde
Un créneau perdu, c'est trois semaines d'attente supplémentaires pour quelqu'un d'autre. Le rappel n'est pas un confort administratif.
Avec Kagenda
SMS et e-mails envoyés avant chaque rendez-vous, sans que vous y pensiez.
Rappels automatiques
L'usager arrive sans les bonnes pièces
Photo, justificatif de domicile, timbre fiscal, ancien titre. La liste part avec la confirmation ou la démarche se refait.
Avec Kagenda
Confirmation, modification, annulation : le client et vous êtes prévenus.
Notifications par e-mail
Les créneaux se remplissent par vagues
Avant les vacances, avant la rentrée, avant les examens. Ce qui est visible en ligne se répartit sur plusieurs semaines ; ce qui passe par le guichet se concentre sur trois jours.
Avec Kagenda
Chaque prestation a ses propres créneaux : certaines le matin, d’autres en fin de journée.
Horaires par prestation
Les fonctionnalités qui comptent pour vous
Réservation en ligne 24/7
Vos clients réservent depuis votre page, même quand vous êtes en rendez-vous ou fermé.
En savoir plusAgenda centralisé
Toutes vos séances au même endroit, en vue jour, semaine ou mois.
En savoir plusRappels automatiques
SMS et e-mails envoyés avant chaque rendez-vous, sans que vous y pensiez.
En savoir plusNotifications par e-mail
Confirmation, modification, annulation : le client et vous êtes prévenus.
En savoir plusChamps personnalisés
Posez vos questions dès la réservation : motif, antécédents, attentes.
En savoir plusHoraires par prestation
Chaque prestation a ses propres créneaux : certaines le matin, d’autres en fin de journée.
En savoir plusFiches clients
Historique, préférences et notes de suivi réunis sur une seule fiche par client.
En savoir plusMoins de rendez-vous manqués
Rappels, confirmation obligatoire et acompte : trois freins aux absences de dernière minute.
Guide pratique : Mairie / Collectivité
- Un agenda par service et par agent, avec ses horaires réels d'ouverture au public.
- Une prestation par démarche — carte d'identité, passeport, mariage, urbanisme — avec sa durée réelle.
- La liste des pièces dans le message de confirmation, différente pour chaque démarche. C'est ce qui évite la deuxième venue.
- Un rappel par SMS la veille sur les rendez-vous biométriques. C'est là que l'absence coûte le plus cher à la collectivité.
- Un champ « nombre de dossiers » : une famille de quatre passeports n'occupe pas le même créneau qu'une personne seule.
- Ouvrez la réservation en ligne au-delà des heures d'ouverture. C'est le soir que les administrés s'en occupent.
Questions fréquentes
Une mairie peut-elle utiliser un logiciel de réservation privé ?
Oui, la prise de rendez-vous n'est pas un traitement réservé. Deux obligations s'imposent en revanche à un service public : le règlement général sur la protection des données, qui suppose une base légale, une durée de conservation définie, l'information des usagers et un encadrement contractuel du sous-traitant ; et l'accessibilité numérique, les services de communication au public en ligne des collectivités devant respecter le référentiel général d'amélioration de l'accessibilité et publier une déclaration de conformité. Associez votre délégué à la protection des données au choix de l'outil.
Combien de temps faut-il prévoir pour un rendez-vous passeport ?
Les collectivités prévoient couramment vingt à trente minutes par dossier pour un dépôt de demande de carte d'identité ou de passeport, recueil des empreintes compris, et dix minutes pour une remise de titre. Une famille déposant plusieurs dossiers occupe un créneau proportionnellement plus long. Vous fixez vos durées.
Puis-je donner un agenda à chaque service ?
Oui, chacun avec ses horaires, ses agents et ses démarches. L'usager ne voit que les créneaux du service qu'il a choisi.
La liste des pièces peut-elle partir automatiquement ?
Oui. Le message de confirmation se personnalise par démarche, et il part à la seconde où le rendez-vous est pris.
Comment limiter les absences aux rendez-vous biométriques ?
Avec un rappel par SMS la veille, et un lien d'annulation qui remet le créneau en ligne s'il peut encore être repris.
Puis-je adapter la durée au nombre de dossiers ?
Oui, en créant une prestation par cas, ou avec un champ personnalisé qui vous prévient avant l'arrivée.
Prêt à simplifier vos réservations ?
Créez votre compte en quelques minutes et laissez vos clients réserver en ligne dès aujourd’hui.
Sans carte bancaire · Prêt en 5 minutes
