Diensten
Reserveringssoftware voor Gemeentelijke publieksbalies
De afspraak voor een paspoort heeft de telefoon overgenomen, elk team heeft eigen tijden en medewerkers, en de herinnering halveert het wegblijven bij identiteitsdocumenten.
Geen creditcard · Klaar in 5 minuten
De uitdagingen van gemeentelijke publieksbalies
De afspraak voor een identiteitsdocument heeft de telefoon overgenomen
Het is de eerste reden om te bellen geworden, voor iets wat de inwoner graag zelf 's avonds regelt. De medewerker wint zijn ochtenden terug.
Elk team heeft eigen tijden en medewerkers
Burgerzaken, vergunningen, werk en inkomen, belastingen. Niet dezelfde duren, niet dezelfde mensen, niet dezelfde openingstijden.
Wegblijven bij een documentafspraak kost iedereen
Een verloren plek betekent drie weken langer wachten voor iemand anders. De herinnering is geen administratief gemak.
De inwoner komt zonder de juiste stukken
Pasfoto, oud document, uittreksel, bewijs van geslaagd inburgeren. De lijst gaat mee met de bevestiging of het bezoek wordt overgedaan.
Tijden vullen zich in golven
Vóór de vakantie, vóór het schooljaar, vóór het trouwseizoen. Wat online zichtbaar is verdeelt zich over weken; wat via de balie loopt balt zich samen op drie dagen.
Zo helpt Kagenda je
Het probleem
De afspraak voor een identiteitsdocument heeft de telefoon overgenomen
Met Kagenda
Je klanten boeken via je pagina, ook als je in gesprek of gesloten bent.
Online reserveren 24/7
Het probleem
Elk team heeft eigen tijden en medewerkers
Met Kagenda
Al je sessies op één plek, in dag-, week- of maandweergave.
Centrale agenda
Het probleem
Wegblijven bij een documentafspraak kost iedereen
Met Kagenda
Sms en e-mail voor elke afspraak, zonder dat jij eraan hoeft te denken.
Automatische herinneringen
Het probleem
De inwoner komt zonder de juiste stukken
Met Kagenda
Bevestiging, wijziging, annulering: klant en jij worden op de hoogte gebracht.
E-mailmeldingen
Het probleem
Tijden vullen zich in golven
Met Kagenda
Elke dienst heeft eigen tijdslots: sommige ’s ochtends, andere aan het eind van de dag.
Uren per dienst
De functies die voor jou tellen
Online reserveren 24/7
Je klanten boeken via je pagina, ook als je in gesprek of gesloten bent.
Centrale agenda
Al je sessies op één plek, in dag-, week- of maandweergave.
Automatische herinneringen
Sms en e-mail voor elke afspraak, zonder dat jij eraan hoeft te denken.
E-mailmeldingen
Bevestiging, wijziging, annulering: klant en jij worden op de hoogte gebracht.
Aangepaste velden
Stel je vragen al bij het boeken: reden, voorgeschiedenis, verwachtingen.
Uren per dienst
Elke dienst heeft eigen tijdslots: sommige ’s ochtends, andere aan het eind van de dag.
Klantdossiers
Historiek, voorkeuren en notities gebundeld in één dossier per klant.
Minder no-shows
Herinneringen, verplichte bevestiging en aanbetaling: drie remmen op afhaken.
Praktische gids: Gemeentelijke publieksbalies
- Eén agenda per team en per medewerker, met de echte openingstijden voor publiek.
- Eén dienst per product — paspoort, identiteitskaart, rijbewijs, geboorteaangifte, huwelijksmelding — met de echte duur.
- De lijst met benodigde stukken in het bevestigingsbericht, verschillend per product. Dat voorkomt het tweede bezoek.
- Een sms-herinnering de avond ervoor bij documentafspraken. Daar kost wegblijven de gemeente het meest.
- Een veld « aantal aanvragen »: een gezin met vier paspoorten heeft niet dezelfde tijd nodig als één persoon.
- Zet online reserveren open buiten de openingstijden. 's Avonds regelen inwoners dit soort zaken.
Veelgestelde vragen
Mag een gemeente particuliere reserveringssoftware gebruiken?
Ja, en de meeste doen dat — maar drie dingen moeten vooraf zijn geregeld. Aanbesteding: boven de Europese drempel geldt de Aanbestedingswet 2012, en daaronder uw eigen inkoopbeleid, waarbij een raamovereenkomst meestal de schoonste route is. Toegankelijkheid: het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid verplicht tot naleving van de toegankelijkheidsstandaard en tot een gepubliceerde toegankelijkheidsverklaring voor elke publieksvoorziening. En gegevensbescherming: u blijft verwerkingsverantwoordelijke, de leverancier is verwerker, een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 is vereist en een gegevensbeschermingseffectbeoordeling wordt verwacht bij een nieuwe publieke dienst. Vraag naar de hostinglocatie en de bewaartermijnen voordat u tekent.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een paspoortafspraak?
Anders dan in het Verenigd Koninkrijk worden Nederlandse reisdocumenten aan de gemeentelijke balie aangevraagd en opgehaald, met persoonlijke verschijning en vingerafdrukken. In de praktijk rekenen gemeenten vijftien tot twintig minuten voor een aanvraag en vijf voor het ophalen, met langere blokken voor een gezin of een eerste aanvraag. De leges zijn wettelijk gemaximeerd en de gemeente stelt ze binnen dat maximum vast. De reguliere levertijd is enkele werkdagen, met een spoedprocedure tegen een toeslag. Stel de duren in die uw dienstverlening werkelijk nodig heeft.
Kan ik elk team een eigen agenda geven?
Ja, elk met eigen medewerkers, duren en publiekstijden.
Kan de lijst met stukken automatisch worden verstuurd?
Ja, verschillend per product.
Hoe beperk ik wegblijven bij documentafspraken?
Met een sms-herinnering de avond ervoor.
Kan ik de duur aanpassen aan het aantal aanvragen?
Ja, met een veld dat de tijd verlengt.
Klaar om je reserveringen te vereenvoudigen?
Maak binnen enkele minuten je account aan en laat je klanten vanaf vandaag online reserveren.
Geen creditcard · Klaar in 5 minuten