Eigen velden — de juiste vragen al bij het boeken gesteld
Uw eigen vragen op het moment van boeken, verplicht of niet, per dienst te richten.
Het probleem
Een formulier dat alleen naam, e-mail en telefoon vraagt laat u elke afspraak blind beginnen. U ontdekt de reden in de behandelruimte, past ter plekke aan, en het eerste deel van de sessie gaat op aan inhalen wat u vooraf had kunnen weten.
De gebruikelijke omweg is de voorbereidingsmail die na elke boeking met de hand wordt verstuurd. U moet eraan denken, hem schrijven, op het antwoord wachten, het op de dag zelf terugvinden. Bij twintig afspraken per week is dat een terugkerende klus waar niemand zin in heeft.
De informatie die u nodig hebt is vooraf bekend en altijd dezelfde. Haar plaats is in het formulier, op het moment dat de klant toch al zijn gegevens invult.
Zonder Kagenda
De klant komt aan. U ontdekt de reden van het bezoek tijdens de sessie, en de eerste tien minuten gaan op aan het inhalen van wat u vooraf had kunnen weten.
Met Kagenda
Uw vragen worden toegevoegd aan het boekingsformulier — de antwoorden komen aan met de afspraak, voordat die begint.
Zo werkt het in Kagenda
Eigen velden komen bij het boekingsformulier. Ze nemen meerdere vormen aan en kunnen alleen bepaalde diensten betreffen.
- U maakt uw vragen aanVrije tekst, keuzelijst, aankruisvakje. Elke vraag kan verplicht of vrijblijvend zijn, naargelang het gewicht van het antwoord.
- U kiest waar ze geldenEen vraag kan voor alle diensten gelden, of alleen bij sommige verschijnen. Een eerste afspraak vraagt niet om dezelfde vragen als een vervolgsessie.
- De klant antwoordt tijdens het boekenDe vragen verschijnen samen met zijn gegevens, in dezelfde stap. Er is geen apart formulier te openen.
- De antwoorden komen met de afspraak meeZe hangen aan de boeking en zijn zichtbaar in het detail vanuit de agenda, vóór de sessie.
In het formulier
- Reden van het bezoek (verplicht)
- Eerste bezoek? (vakje)
- Verschijnt alleen voor deze prestatie
In de praktijk
- 1
Een eerste afspraak
Vragen die alleen voor die prestatie verschijnen, niet voor een vervolgsessie.
Eerste afspraakVragen specifiek voor die prestatie - 2
Geen handmatige voorbereidingsmail meer
De informatie komt aan met de boeking, op het moment dat de klant al zijn gegevens invult.
Geen mail voorafInfo ontvangen met de boeking - 3
Zichtbaar voor de sessie
De antwoorden worden aan de afspraak gehecht, raadpleegbaar vanuit de agenda voordat de klant aankomt.
Voor de sessieAntwoorden zichtbaar vanuit de agenda
Veelgestelde vragen
Kan ik een vraag verplicht maken?
Ja, veld voor veld. Een verplichte vraag houdt het bevestigen tegen zolang ze niet is ingevuld — te bewaren voor gegevens zonder welke u werkelijk niet kunt werken, want elk verplicht veld drukt op het aantal voltooide boekingen.
Kunnen er per dienst andere vragen worden gesteld?
Ja, dat is het richten per dienst. Een vraag verschijnt alleen bij de diensten die u hebt aangevinkt.
Waar vind ik de antwoorden terug op de dag van de afspraak?
In het detail van de boeking, vanuit de agenda, naast de klant, de dienst en de opties.
Mogen daar gevoelige gegevens in?
Technisch wel, maar wees voorzichtig: gezondheidsgegevens brengen bijzondere verplichtingen mee. Vaak is het beter bij het boeken een algemene vraag te stellen en het detail voor de sessie te bewaren.
