Conditions de réservation — ce qui a été accepté reste prouvable
Vos conditions affichées avant validation, et figées sur la réservation avec la date d'acceptation.
Le problème
Vos conditions changent avec le temps : le préavis d'annulation passe de vingt-quatre à quarante-huit heures, l'acompte devient obligatoire. C'est normal. Le problème apparaît quand il faut savoir ce qu'un client donné avait accepté, six mois plus tôt, pour un rendez-vous qu'il conteste.
Si vos conditions ne vivent qu'en un seul exemplaire à jour, la réponse est impossible. Vous ne pouvez pas prouver ce qui était affiché ce jour-là, et le client non plus. En cas de litige sur un acompte non remboursé, cette incertitude joue contre vous.
La bonne façon de conserver des conditions, c'est d'en garder une copie au moment du clic — pas un lien vers la version courante.
Sans Kagenda
Un client conteste un acompte non remboursé, pour un rendez-vous pris six mois plus tôt. Vos conditions ont changé depuis — impossible de prouver ce qu'il avait accepté ce jour-là.
Avec Kagenda
Une copie exacte de vos conditions est figée sur chaque réservation, avec sa date d'acceptation.
Comment ça marche dans Kagenda
Vos conditions sont un texte libre affiché avant la validation. Ce qui compte, c'est ce que Kagenda enregistre au moment de la réservation.
- Vous écrivez vos conditionsPréavis d'annulation, retards, acomptes, ce que vous voulez porter à la connaissance du client avant qu'il valide.
- Elles s'affichent à la dernière étapeJuste avant la validation, au moment où le client est attentif — pas dans un pied de page.
- Le texte est figé sur la réservationUne copie exacte est enregistrée avec le rendez-vous, ainsi que la date d'acceptation. Modifier vos conditions plus tard ne réécrit pas les réservations passées.
- La nature de l'accord est conservéeKagenda distingue une case explicitement cochée de conditions simplement affichées. La différence compte le jour où il faut savoir ce qui a été accepté activement.
Au moment de la réservation
- Conditions affichées avant validation
- Case cochée, ou affichage simple
- Copie figée avec la date d'acceptation
Concrètement
- 1
Un litige six mois plus tard
Ce qui a été accepté ce jour-là reste consultable, même si vos conditions ont changé depuis.
Six mois plus tardCe qui a été accepté reste consultable - 2
Affichées au bon moment
À la dernière étape, quand le client est attentif — pas dans un pied de page qu'il ne lit pas.
AffichéesÀ la dernière étape, pas en pied de page - 3
Cochée ou simplement affichée
Kagenda distingue les deux, utile le jour où il faut savoir ce qui a été accepté activement.
CochéeouSimplement affichée
Fonctionnalités liées
- Annulation en ligne par le clientUn lien sécurisé dans l'e-mail, un délai limite que vous fixez, et un barème de remboursement selon le préavis.
- Champs personnalisésVos propres questions au moment de réserver, obligatoires ou non, ciblables par prestation.
- Barème de remboursementDes paliers de remboursement selon le préavis d'annulation, appliqués sans discussion.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si je modifie mes conditions ?
Les nouvelles conditions s'appliquent aux réservations suivantes. Les réservations antérieures gardent le texte qui leur avait été présenté, avec sa date.
La case à cocher est-elle obligatoire ?
Vous pouvez soit afficher les conditions, soit exiger une case cochée. Kagenda enregistre laquelle des deux a eu lieu, ce qui vous permet de savoir a posteriori si l'accord était actif ou passif.
Où retrouver les conditions acceptées par un client ?
Elles sont attachées à la réservation, consultables depuis son détail, avec la date d'acceptation.
Est-ce que cela remplace des CGV ?
Non. Ce sont vos conditions de réservation, propres à votre activité. Elles ne se substituent pas aux mentions légales et conditions générales que votre situation peut exiger.
