Conditions de réservation — ce qui a été accepté reste prouvable
Vos conditions affichées avant validation, et figées sur la réservation avec la date d'acceptation.
Le problème
Vos conditions changent avec le temps : le préavis d'annulation passe de vingt-quatre à quarante-huit heures, l'acompte devient obligatoire. C'est normal. Le problème apparaît quand il faut savoir ce qu'un client donné avait accepté, six mois plus tôt, pour un rendez-vous qu'il conteste.
Si vos conditions ne vivent qu'en un seul exemplaire à jour, la réponse est impossible. Vous ne pouvez pas prouver ce qui était affiché ce jour-là, et le client non plus. En cas de litige sur un acompte non remboursé, cette incertitude joue contre vous.
La bonne façon de conserver des conditions, c'est d'en garder une copie au moment du clic — pas un lien vers la version courante.
Comment ça marche dans Kagenda
Vos conditions sont un texte libre affiché avant la validation. Ce qui compte, c'est ce que Kagenda enregistre au moment de la réservation.
- Vous écrivez vos conditionsPréavis d'annulation, retards, acomptes, ce que vous voulez porter à la connaissance du client avant qu'il valide.
- Elles s'affichent à la dernière étapeJuste avant la validation, au moment où le client est attentif — pas dans un pied de page.
- Le texte est figé sur la réservationUne copie exacte est enregistrée avec le rendez-vous, ainsi que la date d'acceptation. Modifier vos conditions plus tard ne réécrit pas les réservations passées.
- La nature de l'accord est conservéeKagenda distingue une case explicitement cochée de conditions simplement affichées. La différence compte le jour où il faut savoir ce qui a été accepté activement.
Pour qui c’est utile
Fonctionnalités liées
- Annulation en ligne par le clientUn lien sécurisé dans l'e-mail, un délai limite que vous fixez, et un barème de remboursement selon le préavis.
- Champs personnalisésVos propres questions au moment de réserver, obligatoires ou non, ciblables par prestation.
- Barème de remboursementDes paliers de remboursement selon le préavis d'annulation, appliqués sans discussion.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si je modifie mes conditions ?
Les nouvelles conditions s'appliquent aux réservations suivantes. Les réservations antérieures gardent le texte qui leur avait été présenté, avec sa date.
La case à cocher est-elle obligatoire ?
Vous pouvez soit afficher les conditions, soit exiger une case cochée. Kagenda enregistre laquelle des deux a eu lieu, ce qui vous permet de savoir a posteriori si l'accord était actif ou passif.
Où retrouver les conditions acceptées par un client ?
Elles sont attachées à la réservation, consultables depuis son détail, avec la date d'acceptation.
Est-ce que cela remplace des CGV ?
Non. Ce sont vos conditions de réservation, propres à votre activité. Elles ne se substituent pas aux mentions légales et conditions générales que votre situation peut exiger.