Barème de remboursement — une règle annoncée, pas une négociation
Des paliers de remboursement selon le préavis d'annulation, appliqués sans discussion.
Le problème
Sans règle écrite, chaque annulation devient une négociation. Le client demande un geste, vous hésitez entre perdre la somme et perdre le client, et vous tranchez au cas par cas. Deux clients dans la même situation repartent avec deux réponses différentes.
Ce flou vous coûte deux fois : en temps passé à arbitrer, et en cohérence. Une politique appliquée irrégulièrement n'a plus d'effet dissuasif — le client suivant tentera sa chance lui aussi.
Un barème annoncé à l'avance déplace la discussion. Ce n'est plus vous qui refusez, c'est la règle que le client a acceptée en réservant.
Comment ça marche dans Kagenda
Le barème est une échelle de paliers : à partir de tant d'heures de préavis, tel pourcentage est remboursé.
- Vous définissez les paliersPar exemple 100 % au-delà de sept jours, 50 % au-delà de quarante-huit heures, rien en dessous. Autant de paliers que vous voulez.
- Le palier le plus favorable qui s'applique gagneKagenda évalue les paliers du plus exigeant au moins exigeant. En dessous du dernier, rien n'est remboursé.
- L'application est automatique à l'annulation clientQuand le client annule via son lien, le pourcentage correspondant est calculé sur ce qui a été payé en ligne, et le remboursement est déclenché dans Stripe.
- Les conditions gardent une traceLe texte de vos conditions est figé sur chaque réservation avec sa date d'acceptation, ce qui rend le barème opposable a posteriori.
Pour qui c’est utile
Fonctionnalités liées
- Remboursement automatiqueQuand le client annule lui-même, le remboursement prévu par le barème part dans Stripe.
- Acompte en ligneUn montant fixe payé à la réservation, le solde réglé sur place le jour du rendez-vous.
- Annulation en ligne par le clientUn lien sécurisé dans l'e-mail, un délai limite que vous fixez, et un barème de remboursement selon le préavis.
- Conditions de réservationVos conditions affichées avant validation, et figées sur la réservation avec la date d'acceptation.
Questions fréquentes
Puis-je ne rembourser jamais ?
Oui, un barème peut être vide ou à 0 %. Annoncez-le clairement dans vos conditions de réservation : c'est ce qui le rend défendable.
Le barème s'applique-t-il à l'acompte ou au total payé ?
Au montant réellement encaissé en ligne. Si seul un acompte a été réglé, le pourcentage porte sur cet acompte.
Et si c'est moi qui annule ?
Le barème ne s'applique pas : il traite l'annulation par le client. Quand vous annulez, le remboursement se décide et s'effectue à la main depuis votre tableau de bord Stripe.
Combien de paliers faut-il ?
Deux ou trois suffisent presque toujours. Un barème trop fin devient impossible à expliquer en une phrase, et une règle que le client ne peut pas résumer ne le dissuade pas.