Verfügbarkeitsberechnung — kein Zeitfenster wird zu Unrecht angezeigt
Die Berechnung, die Zeiten, Pausen, Urlaube, Feiertage und bestehende Termine kreuzt, um nur wirklich Freies anzubieten.
Das Problem
Ein zu Unrecht angebotenes Zeitfenster kostet mehr als ein fehlendes. Der Kunde bucht, Sie entdecken den Konflikt, Sie müssen anrufen und verschieben. Sie haben gerade eine geglückte Buchung in eine Entschuldigung verwandelt — und der Kunde hat verstanden, dass Ihr Online-Kalender nicht verlässlich ist.
Die Falle ist, dass Verfügbarkeit nie eine einfache Subtraktion ist. Ein Zeitfenster um 14 Uhr ist nur frei, wenn Sie an diesem Tag arbeiten, wenn es keine Pause ist, wenn Sie nicht im Urlaub sind, wenn die Leistung vor Feierabend hineinpasst, wenn ihre Vorbereitungszeit nicht in den vorigen Termin schneidet, und wenn auch der Raum frei ist, den sie belegt.
Solange diese Regeln in Ihrem Kopf leben, werden sie nur angewandt, wenn Sie zum Anwenden bereitstehen. Die Verfügbarkeitsberechnung wendet sie bei jeder Kalenderanzeige an, auch um drei Uhr nachts.
Ohne Kagenda
Ein Kunde bucht 14 Uhr. Sie stellen fest, das ist Ihre Pause — Sie müssen anrufen, um zu verschieben, und er merkt sich, dass Ihr Online-Kalender unzuverlässig ist.
Mit Kagenda
Der vorgeschlagene Termin berücksichtigt Ihre Öffnungszeiten, Pausen, Urlaub und bestehende Termine — bei jeder Anzeige, selbst um 3 Uhr nachts.
So funktioniert es in Kagenda
Bei jeder Anfrage nach Zeitfenstern baut Kagenda den Tag neu auf, statt eine vorgefertigte Liste zu lesen. Die Berechnung geht immer dieselben Schritte.
- Sie geht von Ihren Zeiten ausDie typische Woche des Betriebs, mit mehreren Pausen pro Tag. Haben Sie benannte Zeitsätze angelegt — Schulferien, gerade Woche — gilt der, der auf das angefragte Datum passt.
- Sie nimmt heraus, was geschlossen istUrlaube, einzelne oder jährliche freie Tage, Feiertage. Bei einer Leistung mit eigenen Zeiten zählen nur deren Zeitfenster.
- Sie nimmt heraus, was schon belegt istDie bestehenden Buchungen, mit Vorbereitungszeit davor und Nachbereitung danach. Eine exklusive Leistung blockiert auf ihrem Zeitfenster alles Übrige; eine belegte Ressource entfernt die davon abhängigen Zeitfenster.
- Sie zerlegt, was übrig bleibtDie verbleibende Zeit wird im von Ihnen gewählten Takt zerlegt und dann durch Mindestvorlauf und Höchsthorizont gefiltert. Was dabei herauskommt, ist buchbar, ohne Vorbehalt.
Was einen Termin schließt
- Geschlossen — Urlaub oder freier Tag
- Schon belegt — bestehender Termin
- Puffer eines benachbarten Termins
- Buchbar
In der Praxis
- 1
Eine gemeinsam genutzte Ressource
Ein bereits belegter Raum entfernt die davon abhängigen Termine, selbst wenn Ihr eigener Kalender frei ist.
Geteilte RessourceRaum belegt → Termine entfernt, auch bei freiem Kalender - 2
Öffnungszeiten, die sich je nach Saison ändern
Ein benannter Zeitplansatz — Schulferien, gerade Woche — wird automatisch auf das angefragte Datum angewendet.
SchulferienouGerade Woche - 3
Bei jeder Anzeige neu berechnet
Die Engine baut den Tag bei jeder Abfrage neu auf, selbst um drei Uhr morgens.
Bei jeder Anzeige berechnetAuch um 3 Uhr morgens
Häufige Fragen
Werden Feiertage automatisch berücksichtigt?
Sie gehen in die Verfügbarkeitsberechnung ein. Arbeiten Sie an bestimmten Feiertagen, können Sie das Datum ausdrücklich öffnen; umgekehrt gilt das für eine außerordentliche Schließung, die als freier Tag erklärt wird.
Was passiert, wenn ich meine Zeiten mitten in der Woche ändere?
Die neu angezeigten Zeitfenster folgen sofort. Bereits vergebene Termine bewegen sich nicht: sie bleiben in Ihrem Kalender, auch wenn sie außerhalb der neuen Zeiten liegen, damit Sie selbst entscheiden, was damit geschieht.
Kann eine Leistung nur an bestimmten Tagen buchbar sein?
Ja, jede Leistung kann eigene Zeitfenster haben, unabhängig von den Zeiten des Betriebs. Das ist der typische Fall der Fachkraft, die eine bestimmte Sitzungsart nur am Dienstagnachmittag anbietet.
Berücksichtigt die Berechnung Räume und Geräte?
Ja, wenn die Leistung die Ressourcen angibt, die sie belegt. Ein Zeitfenster, in dem der nötige Raum schon vergeben ist, wird nicht angeboten, auch wenn Sie frei sind.
