Beschikbaarheidsberekening — geen tijdslot dat ten onrechte wordt getoond
De berekening die uren, pauzes, vakanties, feestdagen en bestaande afspraken kruist om alleen aan te bieden wat echt vrij is.
Het probleem
Een ten onrechte aangeboden tijdslot kost meer dan een ontbrekend tijdslot. De klant boekt, u ontdekt de botsing, u moet bellen om te verzetten. U hebt zojuist een geslaagde boeking in een excuus veranderd — en de klant heeft begrepen dat uw online-agenda niet betrouwbaar is.
De valkuil is dat beschikbaarheid nooit een eenvoudige aftreksom is. Een tijdslot van 14 uur is alleen vrij als u die dag werkt, als het geen pauze is, als u niet met vakantie bent, als de dienst vóór sluitingstijd past, als haar voorbereidingstijd niet in de vorige afspraak bijt, en als ook de ruimte die ze in beslag neemt vrij is.
Zolang die regels in uw hoofd leven, worden ze alleen toegepast wanneer u beschikbaar bent om ze toe te passen. De beschikbaarheidsberekening past ze toe bij elke weergave van de kalender, ook om drie uur 's nachts.
Zo werkt het in Kagenda
Bij elke aanvraag om tijdsloten bouwt Kagenda de dag opnieuw op in plaats van een kant-en-klare lijst te lezen. De berekening doorloopt altijd dezelfde stappen.
- Ze vertrekt van uw urenDe standaardweek van het bedrijf, met meerdere pauzes per dag. Hebt u benoemde urensets vastgelegd — schoolvakanties, even weken — dan geldt die welke op de gevraagde datum van toepassing is.
- Ze haalt eruit wat gesloten isVakanties, losse of jaarlijkse vrije dagen, feestdagen. Bij een dienst met eigen uren tellen alleen haar eigen tijdsloten.
- Ze haalt eruit wat al bezet isDe bestaande boekingen, met hun voorbereidingstijd ervoor en opruimtijd erna. Een exclusieve dienst blokkeert op haar tijdslot al het overige; een bezette hulpbron haalt de daarvan afhankelijke tijdsloten weg.
- Ze snijdt op wat overblijftDe resterende tijd wordt in de door u gekozen stap gesneden en daarna gefilterd op de minimale termijn en de maximale horizon. Wat daaruit komt is boekbaar, zonder voorbehoud.
Voor wie het nuttig is
Veelgestelde vragen
Worden feestdagen automatisch verwerkt?
Ze worden in de beschikbaarheidsberekening meegenomen. Werkt u op bepaalde feestdagen, dan kunt u de datum uitdrukkelijk openzetten; omgekeerd geldt dat voor een buitengewone sluiting, die als vrije dag wordt opgegeven.
Wat gebeurt er als ik midden in de week mijn uren wijzig?
De nieuw getoonde tijdsloten volgen meteen. Al gemaakte afspraken bewegen niet: ze blijven in uw agenda staan, ook als ze buiten de nieuwe uren vallen, zodat u zelf beslist wat ermee gebeurt.
Kan een dienst alleen op bepaalde dagen boekbaar zijn?
Ja, elke dienst kan eigen tijdsloten hebben, los van de uren van het bedrijf. Dat is het klassieke geval van de behandelaar die een bepaald soort sessie alleen op dinsdagmiddag doet.
Houdt de berekening rekening met ruimtes en materiaal?
Ja, wanneer de dienst opgeeft welke hulpbronnen ze in beslag neemt. Een tijdslot waarop de benodigde ruimte al bezet is wordt niet aangeboden, ook al bent u vrij.