Motore di disponibilità — nessuno slot mostrato per errore
Il calcolo che incrocia orari, pause, ferie, festività e appuntamenti esistenti per proporre solo ciò che è davvero libero.
Il problema
Uno slot proposto per errore costa più caro di uno slot mancante. Il cliente prenota, tu scopri il conflitto, devi richiamare per spostare. Hai appena trasformato una prenotazione riuscita in una scusa — e il cliente ha capito che la tua agenda online non è affidabile.
La trappola è che la disponibilità non è mai una semplice sottrazione. Uno slot delle 14 è libero solo se lavori quel giorno, se non è una pausa, se non sei in ferie, se il servizio ci sta prima della chiusura, se il suo tempo di preparazione non mangia l'appuntamento precedente, e se anche la sala che impegna è libera.
Finché queste regole vivono nella tua testa, vengono applicate solo quando sei disponibile ad applicarle. Il motore di disponibilità le applica a ogni visualizzazione del calendario, anche alle tre del mattino.
Come funziona in Kagenda
A ogni richiesta di slot, Kagenda ricostruisce la giornata invece di leggere un elenco preconfezionato. Il calcolo segue sempre le stesse tappe.
- Parte dai tuoi orariLa settimana tipo della struttura, con le sue pause multiple al giorno. Se hai definito insiemi di orari con un nome — vacanze scolastiche, settimana pari — viene usato quello che si applica alla data richiesta.
- Toglie ciò che è chiusoFerie, giorni liberi occasionali o annuali, festività. Per un servizio che ha orari propri, vengono considerati solo i suoi slot.
- Toglie ciò che è già presoLe prenotazioni esistenti, con il loro tempo di preparazione prima e di riordino dopo. Un servizio esclusivo blocca tutto il resto sul suo slot; una risorsa occupata toglie gli slot che ne dipendono.
- Suddivide ciò che restaIl tempo rimanente viene suddiviso secondo il passo che hai scelto, poi filtrato dal preavviso minimo e dall'orizzonte massimo. Ciò che ne esce è prenotabile, senza riserve.
A chi serve
Domande frequenti
Le festività sono gestite automaticamente?
Sono tenute in conto dal calcolo di disponibilità. Se lavori in certe festività puoi aprire la data esplicitamente; vale l'inverso per una chiusura straordinaria, che si dichiara come giorno libero.
Che succede se cambio i miei orari a settimana iniziata?
I nuovi slot mostrati seguono immediatamente. Gli appuntamenti già presi non si muovono: restano nella tua agenda anche se cadono fuori dai nuovi orari, perché sia tu a decidere che farne.
Un servizio può essere prenotabile solo in certi giorni?
Sì, ogni servizio può avere slot propri, indipendenti dagli orari della struttura. È il caso tipico del professionista che fa un certo tipo di seduta solo il martedì pomeriggio.
Il calcolo tiene conto di sale e attrezzature?
Sì, quando il servizio dichiara le risorse che impegna. Uno slot in cui la sala necessaria è già presa non viene proposto, anche se tu sei libero.